Sayfa Düzeni (Page Layout) Ayarlaması

Özellikle Teknik Ofis işlerinde, herhangi bir yerde yazmayan her mühendisin çalışmalarında dikkat etmesi gereken püf noktalarını “püf noktası” etiketi ile yazacağım.

Bu yazımızın konusu, bilgisayarda hazırlanan dokümanların başka biri ile paylaşılması sırasında dikkat edilmesi gerekenlerden basit bir tanesi. Paylaşılan bilginin gizlilik derecesi, gönderilme şekli gibi konulara girmiyorum. Benim ilgilendiğim konu “sayfa düzeni” yapılarak dokümanların paylaşılması.

Dokümanı ilk hazırlayan kişinin “sayfa düzeni”ni (page layout) ayarlaması ile birlikte ilgili proje ekibinin kazanacağı zaman, kağıt gibi konulardan bahsedeceğim. Bu yazımızda basit bir sayfa düzenini birlikte yapacağız.

Örneğimde Microsoft Office’in muadili, ücretsiz ve açık kaynaklı olan Open Office (LibreOffice) kullanmak isterdim fakat özellikle inşaat sektöründeki yaygın kullanımı nedeniyle Excel’i kullanacağım.

Word ve benzeri metin işleme programlarında sayfa düzeni pek problem olmuyor çünkü metin dosyalarının yerleşimi genel olarak belirli.

Bizlerin zamanını en çok çalan, Excel ile hazırlanmış sayfalar. Yatay mı dikey mi? 1 sayfa mı? 2 sayfamı? Bu soruların cevapları çıktıyı okuyacak kişinin zevkine ve gözünün keskinliğine göre değişiyor. Her ne kadar cevaplar değişse de, standart bir çözüm ile dosyayı göndermek, bu işe verdiğiniz önemi gösterirken, dikkatsiz kişilerin çıktı alarak sayfa harcamasını, herkesin ayrı ayrı sayfa düzeni ayarı yaparak zaman kaybetmesini önleyecektir.

Örneğimizde, TCMB’nin sayfasından aldığımız gösterge niteliğindeki kur bilgilerini belirli 10 kişi ile paylaşacağımızı düşünelim.

Eveet, bilgiyi bulduk Excel’e attık, dosyayı gönderdik. Oldu mu? Olmadı. Gönderdiğiniz dosyayı bir yazıcıdan almak isteyen dikkatsiz kişiler en iyi ihtimalle 6 tane güzelim A4’ü harcayacak. Örneğimizdeki gibi, 6 adet A3 harcamanız içten bile değil, dosyayı gönderenin sayfa tipi olarak A3 seçmesi ve o şekilde kaydetmesi yeterli. (Yanlış yazıcı kurulumu veya ayarı da aynı sonuçlara sebep olabilir.)

Yukarıdaki zararsız gibi görünen sayfa, tam 6 adet A3’ü katletmek için hazırlanmış. Dikkatli inceleyin.

Şimdi gerekli düzeltmeleri yapalım.

“Scaling” kısmındaki “Adjust to” değerini 100%’e getirelim.

“Paper Size” A4 olacak.

Şimdi de “OK” tuşuna tıklayın.

Şimdi de çalışmamızı tek sayfaya sığdıracağız. Excel çalışma sayfanızın sağ altındaki “Page Break Preview”’a tıklayalım.

Bu görünüm, çıktıdan alacağınız sayfaları size gösterir. Fareniz ile kalın mavi çizgileri tutup çekerek ayarlama yapabilirsiniz.

Eğer “Page 1” gibi bir yazı sizi rahatsız etmiyor ise sürekli bu görünümde çalışabilirsiniz ya da eski görünümünüze (sağ alttaki) “Normal” görünüme tıklayarak dönebilirsiniz.

Dosya ismini içeriğini anlatan bir şekilde verelim : “TCMB Döviz Kur 20110202.xlsx” Dosya isminde bir sorununuz yok. Herkes dosya isminden içeriği anlayabilecek. (Doğru ve Düzgün Dosya İsimlendirme adında ayrı bir yazı daha yazacağım, bugünün konusu olmadığı için geçiyorum.)

İşte tamam. Yapması göreceli olarak kısa, anlatması uzun bu ayarları, siz dosyanızı göndermeden bir kere yapmazsanız, dosyanızı gönderdiğiniz 10 kişi tek tek yapacak, düzenleme yaptıkları dosyayı farklı kaydetmeyip, Outlook’tan açıp kullanırlar ise 1-2 gün, hatta haftalar sonra bile dosyanızı açıp aynı ayarları tekrar yapacaklar. Siz istemeden de olsa projenin zaman ve kağıt sarfiyatını arttırmış olacaksınız.

Herkesi, paylaştıkları dosyaların sayfa düzenlerini yaparak paylaşmaya çağırıyorum. :)

Hepinize teknik günler.

Kilobyte (kB) ve Kilobit (kb)

Teknik Ofis ile ne alakası var diyebilirsiniz ama birimlerin doğru kullanılması “Teknik” sıfatıyla alakalıdır diyeceğim size.

Üniversitedeyken, sınavlarda sonuçların yanlarına birimleri yazmayınca hocalarımız o sorunun tam notunu kırardı. O güne kadar bana uygulanmış olan eğitim sisteminin etkisi ile bunun için puan kırmak bana çok saçma gelmişti. Ne zaman ezbersiz öğrenmenin önemini anladım, tadını aldım, işin ciddiyetini fark ettim. Konuştuğun dilin yüklemlerini “anlamları” dışında kullanmak olur muydu hiç? Seni kim anlardı o zaman?

Umarım sizler de profesyonel ve kişisel yaşamınızda kullandığınız “birim”lere önem gösteriyorsunuzdur. Para kazandığınız bir konuda buna dikkat etmiyorsanız, bu artık sizin ayıbınızdır.

Birçok birim yazım yanlışı ile karşılaştım ama karşıma, “kB” ve “kb” kadar sık çıkan ve bu işin içinde bulunan kişiler tarafından da bilinmeyen bir birim çıkmadı karşıma diyebilirim.

Turkcell bile farkında değil olayın!

“k” yerine “K” kullanılmasını 1000 çarpanı yerine 1024 kullanılması olarak anlarım ama diğerini bir türlü anlayamadım gitti.

http://en.wikipedia.org/wiki/Kilobit

Metrekare (m²)

“m²” alan birimini “M²” olarak yazanlar sinirime dokunuyor. Lazer bilimiyle ne alakamız var bizim?

http://en.wikipedia.org/wiki/Square_metre

http://en.wikipedia.org/wiki/M_squared

Anahtar Teslim mi? Götürü Bedel mi?

İnşaat işleri ile ilgilenenlerin her zaman ağzındadır bu iki tanım. İnşaat işleri ile ilgilenmediğiniz halde, belki kulak misafiri olduğunuz konuşmalarda da dikkatinizi çekmiştir.

Bugün bu tanımlardan bahsetmemin sebebi ise, eğitim ve öğretime, proje yönetimi ve teknolojinin yeniliklerine muhtaç Türkiye İnşaat Sektörü’nde, birçok kişinin tanımları yanlış kullanması.

İnşaat sektöründeki iş yaşamım boyunca, belki kişisel özelliğimden belki de mühendis kişiliğimden kaynaklı bilmiyorum, gerektiğinde ve özellikle işin başında hep detaya inmişimdir. Konunun yapı taşına inip, konuyu tüme varım ile anlamaya çalışmışımdır. Karşımdaki insan bana bir şeyler anlatıyor ise kullandığı her kelimenin anlamını sindirerek hareket etmişimdir. Profesyonel yaşama yeni atılmış biri için gerçekten zorlayıcı bir hareket, özellikle etrafınızda o kadar anlamadığınız konuşmalar ve işler dönerken. Dediğim gibi işin başında her ne kadar zorlasa da, ilerleyen zamanla, detaya inme özelliğimin hep yararını görmüşümdür.

Sonuç olarak birbirimiz ile anlaşırken çevremizi modellemek için kullandığımız Dil’imize ne kadar hakim olursak o kadar rahat ederiz bu hayatta.

Konuyu fazla uzatmak istemiyorum. “Anahtar Teslim” ve “Götürü bedel”in tanımlarını yapıp karıştırılan kısmın üzerinde biraz durup yazımı bitireceğim.

Anahtar Teslim; işin kapsamını niteler, konu projenin her türlü işinin bir paket halinde verildiğini anlatır. Şöyle aklınızda tutabilirsiniz. İş bittiğinde anahtarı verirsiniz müşteriye. Her şey kullanıma hazırdır. İnşaat işinden örnek verirsek, anahtar teslim yapılan bir villada kaba inşaat işleri, ince işler, tefrişat, altyapı, tesisat ve aklınıza gelen her türlü iş o yüklenici tarafından tamamlanır. Götürü Bedel ise işin ödeme şeklini niteler, bu işin sonunda alınacak toplam paranın sabit bir tutar olduğunu anlatır bize. Konu proje ne ise, onun fiyatı, anlaşılan tutardır ve sabittir. Madem bu kadar girdik işin içine “Birim Fiyat”ın da tarifini yapıp geçelim. Adı üzerinde birimlere tek tek fiyat biçilmiştir. Birimlerin miktarları birim fiyatlar ile çarpılarak tutar hesaplanır.

Şimdi gelelim biraz kafa karıştırmaya. Yukarıdaki paragrafın ışığında şunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bir iş hem “Anahtar Teslim” hem de “Birim Fiyat” olabilir. Çünkü birinci tanım işin kapsamını tanımlarken, diğeri ödenecek paranın ödeme şeklini tanımlıyor, bir problem yok yani. Genel yanılgı “Anahtar Teslim” tanımının “Götürü Bedel” yerine kullanılmasıdır. Bu en çok yapılan günlük konuşma ve yazışma yanlışlarındandır. Bir iş “Anahtar Teslim” olarak bir altyükleniciye verilmiş. Sanki sabit bir tutara yapacakmış gibi anlıyor herkes. Hatta öyle hissediyoruz. Etrafınızdaki konuşmalara ve yazışmalara dikkat ederseniz siz de fark edeceksiniz ne kadar da yaygın bu yanlış kullanım. Ufak ama önemli bir konu. Hayat zaten detaylarda gizli değil midir?

Selamlar,