Excel Özet Tablo-Dış Veri Kaynağı Kullanma

Artık excel çalışma sayfasındaki verileri kullanarak nasıl özet tablo oluşturmayı öğrendiğimize göre, aynı işi dış veri kaynağı kullanarak nasıl yapacağımız üzerinde duralım.

Şantiyemizde 1 adet JCB silindir ve 1 adet JCB kepçe çalıştığını varsayalım. Ekipman puantorü aşağıdaki gibi bir Access tablosunu hazırlayarak aylık hakediş için size yolladı.

Şimdi boş bir Excel çalışma sayfası açalım ve ekle sekmesinden özet tabloya tıklayalım. Daha önceki çalışmamızda Excel otomatik olarak sayfadaki tabloyu algılamıştı. Bu çalışmamızda tablonun nerede olduğunu bizim göstermemiz gerekli. Bunun için dış veri kaynağı kullan seçeneğini işaretleyerek bağlantı seç butonuna tıklayalım.

Açılan pencerede çalışma kitabındaki, ağdaki ve bilgisayardaki daha önce tanımlanan bağlantıları görebilirsiniz. Buradaki örnekte kendi bilgisayarımızdaki bir Access dosyasını tanıtalım. Eğer ağ üzerindeki bir dosyayı tanıtacaksanız gerekli ayarları yaptığınızdan emin olun. Access dosyası üzerinde birisi veri girişi yaparken tablo oluşturursanız eksik veri ile tablo oluşturmuş olabilirsiniz. Şimdi daha fazlası içi göz ata tıklayarak bilgisayarımızdaki Access dosyasını seçelim ve aça tıklayalım. Şimdi karşımıza ilk çıkan özet tablo oluşturma penceresine tekrar döndük. Excel sayfamız boş olduğu için özet tabloyu yeni bir sayfada oluşturmamıza gerek yok. O yüzden varolan çalışma sayfası seçeneğini işaretleyelim ve tamama tıklayalım.

Daha önceden bildiğimiz boş özet tablo formatı yine karşımızda. Sağ tarafta özet tablo penceresindeki yazılı satırlar Access tablosundaki kolon başlıkları ile aynı. Buradan sonra ne yapmamız gerektiğini zaten biliyoruz, tekrar anlatmaya gerek yok.

Excel Özet Tablo

Özet tabloların ne işe yaradığını, bize ne kadar zaman kazandırdığını anlatmak için yine proje müdürümüzün şantiyedeki kiralık ekipmanların hak edişini onaylamak için özet bir tablo hazırlamamızı istediğini varsayalım. Bu örnekte sadece 3 ekipman olduğunu varsaydık. Ekipman adını, operatörünü, çalıştığı dönemi ve süreyi şekildeki gibi excele girelim. Özet tablolara veri girerken boş satır bırakmamaya özen gösterin ve kolonların hepsini ayrı ayrı isimlendirmeyi unutmayın lütfen.

Şimdi ekle sekmesinden özet tabloya tıklıyoruz. Gördüğünüz gibi Excel tabloyu otomatik olarak algıladı ve çerçeveye aldı.

Eğer elimizdeki veriler başka bir dosya üzerinde kayıtlı olsaydı, (Excel, Access gibi) dış veri kaynağı kullan diyerek o dosyayı tanıtmalıydık. Şantiyelerde ekipman puantajını tutan kişinin sizden bağımsız olarak çalışıp her ay düzenli olarak size bir Excel veya Access dosyası gönderme olasılığı çok yüksek. Bu detaylı konuyu başka bir zaman daha detaylı anlatmak ümidiyle konumuza devam edelim. Özet tabloyu yeni bir sayfada oluşturmak için yeni çalışma sayfası seçeneğini işaretleyerek tamama tıklayalım. Karşımıza aşağıdaki gibi boş bir özet tablo çıktı.

Şimdi özet tablomuzu oluşturalım. Sayfanın sağ tarafında beliren hazırladığımız tablonun başlıklarına dikkat edin lütfen. İlk olarak nispeten basit bir özet tablo hazırlayalım. Hangi ekipman kaç saat çalışmış onu görelim. Bunun için Makine satırını sürükleyip boş tabloda satır alanlarını buraya bırakın yazan yere bırakalım. Şu an şantiyedeki tüm makineler tabloda belirmiş oldu.

Sonraki aşamada toplam saate ihtiyacımız var. Bunun içinde Toplam saat satırını boş tabloda veri öğelerini buraya bırakın yazan yere bırakalım.

Gördüğünüz gibi Kepçe-1 51, Kepçe-2 58 ve Kepçe-3 58 saat çalışmış.

Şimdi tablomuzu hazırlarken bir hata yapıp 30-12-2011 tarihli kepçe-1 saatini yanlış girdiğimizi varsayalım. Hatamızı fark ettik ve F2 hücresindeki değeri 18 olarak düzelttik. Özet tablomuza geliyoruz ve değişiklik var mı yok mu diye baktığımızda hala eski değerlerin olduğunu görüyoruz. Güncel değerleri almak için özet tablomuza sağ tıklayarak yenileye tıklıyoruz.

Gördüğünüz gibi Kepçe-1 59 saat olarak güncellendi.

Şimdi farklı bir şey deneyelim ve 11.aya ait ekipman puantajını da tablomuza şekildeki gibi girelim.

Aynı yöntemle özet tablomuzu oluşturalım ve bu sefer daha öncekinden farklı olarak sağ taraftaki ay satırını tabloda sütün alanlarını buraya bırakın yazan yere bırakalım.

Sonraki aşamada tekrar toplam saate ihtiyacımız var. Bunun içinde Toplam saat satırını boş tabloda veri öğelerini buraya bırakın yazan yere bırakalım.

Gördüğünüz gibi 11.ayda Kepçe-1 30, Kepçe-2 26 ve Kepçe-3 17 saat çalışmış.