Büyük Ölçekli İnşaat İşlerinde İhale ve İşe Başlama Süreci

Merhaba Arkadaşlar,

Bu yazımda büyük ölçekli inşaat işlerinde ihale ve işe başlama sürecini kabaca 5 adımda anlatmaya çalışacağım.

Yazımın başında Yüksek Lisans eğitimimde bu ve benzeri konularda çok detaylı anlatım sağlayan ve konuları birebir yaşanmış örneklerle destekleyen Sn. *Niyazi Galipoğulları’na teşekkür ve saygılarımı iletmek istiyorum.

Genel olarak ihaleyi tanımlarsak; bir işi ya da hizmeti, birden çok istekli arasından gerekli koşulları en çok sağlayan kişi/kurum’a bırakmaktır. İhalenin birden çok yöntemi vardır ama bu yazımda sadece süreçten bahsedeceğim, ihale yöntemlerine sonraki yazılarda detaylı olarak değineceğim.

İhale ve İşe Başlama Süreci aşağıdaki şemada gösterildiği üzere 5 adımda yürütülür;

       (1)    Advertising Date:                 İhale Duyuru Tarihi

       (2)    Bid Opening:                        Tekliflerin Açılması

       (3)    Award Date:                        İhalenin Kazanan Yükleniciye Verilme Tarihi

       (4)    Sign Agreement:                   Sözleşme İmzalanması

       (5)    Notice To Proceed:              İşe Başlama Emri                   

1 Nolu adım ihalenin ilan edilmesidir(Advertising). (Gazete, dergi, web v.b. yayın organları ile)Bu adımdan sonraki adıma kadar olan süreçte, ihale ilanında da belirtilmiş olan ön yeterlilik (pre qualification)teklifleri toplanır ve ön yeterliliği geçemeyen firmalardan iş için teklifler alınmaz. Ön yeterliliği sağlayan mevcut teklif verecek firmalar ile teklifler toplanmadan önce toplantı yapılır. Buna ihale öncesi toplantı denir (Prebid meeting). Burada tüm muhtemel yükleniciler, ihale paketinde anlaşılmayan konuları ya da işin ifasında kafalarına yatmayan durumları bu toplantıda teklif vermeden önce sorma imkânı bulurlar. Bu toplantı sonrası ihale paketinde yapılacak değişiklikler *Zeyilname ile yapılır.

2 Nolu adım tekliflerin toplanması/açılması aşamasıdır(Bid Opening). Bu adımda teklif verecek firmalar İhale Yönetimi tarafından belirtilmiş olan miktarda (işin boyutuna bağlı olarak ihale bedelinin %1 i kadar) *Geçici Teminat Mektubunu (Bid Bond) İhale Komisyonuna iletir. Gelen teklifler İhale Komisyonu tarafından teknik ve ticari yönden değerlendirilir ve son 2 ya da 3’e kalan firmalar dışındaki firmaların Geçici Teminatları iade edilir. Buradan sonra son firmalar arasından işi almaya en uygun firma seçilir.

3 Nolu adımda İhale en uygun firmaya bırakılır (Award). İhaleyi kazanan firma dışındaki firmaların da geçici teminat mektubu serbest bırakılır. Sadece ihaleyi kazanan firmanın teminat mektubu Sözleşme imzalanıp Kesin Teminat (Performance Bond) ve varsa Avans Teminat Mektubu (Advance Payment Bond) alınıncaya kadar tutulur.

4 Nolu adımda ihaleyi kazanan firma ile sözleşme görüşmelerine geçilir. Sözleşme görüşmeleri sonrası işveren ve yüklenici arasında sözleşme imzalanır (Sign Agreement). Bu aşamada, sözleşmede belirtilen şartlarda kesin teminat mektubu ve varsa verilen avans miktarı kadar avans teminat mektubu yüklenici tarafından işverene teslim edilir. Bu teslimden sonra işveren ihale teklifi zamanında yükleniciden alınan geçici teminat mektubunu serbest bırakır.

5 Nolu adımda sözleşme imzalanmış ve artık yer teslimi yapılacak olan yükleniciye işe başlama emri (Notice to Proceed) verilmek üzere işe başlama toplantısı (Kick-off Meeting) yapılır. Bu toplantıya yüklenicinin bu işte çalışacak teknik kadrosu (proje müdürü, şantiye şefi, dizayn ofis şefi, teknik ofis şefi v.b.) ile işverenin teknik kadrosu katılır ve her iki taraf ilgili kişiler ile tanışarak işin başlaması konusunda gerekli direktif ve talepleri alır.

İhale ve İşe Başlama Süreci’ni genel hatlarıyla anlatmaya çalıştığım yazımı noktalamış bulunmaktayım, bir sonraki yazımda görüşmek üzere.

*Niyazi Galipoğulları, 45 yılını ENKA da üst düzey yöneticilik yaparak geçirmiştir. Şu anda bazı üniversitelerde(YTÜ, MSGSÜ, Işık Üniv. v.b.) proje yönetimi yüksek lisans programında dersler vermektedir. Proje Yönetimi konusunda ayrıca bir de kitabı vardır; Uygulamalı Toplam İnşaat Yönetimi

*Zeyilname; İngilizcesi addendum/addenda olan ihaleye ya da sözleşmeye ek yapmak anlamına gelir.

*Teminatlar ile ilgili sitede Erdem Uysal’ın kaleme aldığı yazıyı okuyabilirsiniz. Bknz.  http://www.tekof.com/2011/05/taahhut-sektorunde-kullanlan-teminat.html

İhale Sürecinin Planlanması

Yeni başlayacak bir projede konu iş programı olunca, ilk sorulan sorular ihale tarihleri ile ilgilidir. Hangi işin hangi tarihte ihale dilmesi gerektiği, hangi işlerin kritik, hangi işlerin ötelenebildiği değerli bir bilgidir ve bu bilgi ancak imalat iş programının ihale süreçleri ile bağlanması ile ortaya çıkar.

Kısıtlı ofis personeli ile proje başındaki bu iş yoğunluğunu ancak zeka, doğru teknik kullanımı ve verimli çalışma ile aşabilirsiniz. Hafriyat işlerine çalışmadan, üst yapı işinin ihalesine çalışan bir ekip emin olun ki zaman kaybediyordur.

Bugün, iş programında “İhale Süreci”nin nasıl planlanabileceğini göreceğiz. Çalıştığımız örnek ortalama değerler içerecektir. Süreleri projenin ve ihale paketinin özelliğine göre değiştirebilirsiniz ama 50 ihale paketi içeren hızlı bir çalışma yapsam aşağıdaki süreleri kullanırdım. Acil durum geçtikten sonra da ihale paketleri süreleri üzerinde işin uzmanları ile tek tek çalışırdım.

Aşağıdaki örnekte İngilizce terimler kullandım. Yurt dışındaki projelerdeki arkadaşlarımıza kolaylık olsun. Türkiye’deki çalışan arkadaşlarımız da İngilizcelerini öğrenmiş olsunlar.

İş programındaki altın kuralın hangi detayda çalışırsanız çalışın toplam süreyi doğru tahmin olmak olduğundan daha önce bahsetmiştik. İhale sürecini ister tek kalemde geçin, ister 3 aktivite ile, isterseniz 7 aktivite ile gösterin toplam süreyi gerçekçi tahmin etmelisiniz. Bu tip durumlarda benim uyguladığım yöntem “tüme varım”dır. ilgili, tekrarlayan işler için tipik bir ilişki tablosu kurar, onlara süreler tanımlar, toplam süreci bulmaya çalışırım. Konu ile ilgili aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Aktivite - Süre(gün)
A.0.0 Tender Preparation (10)
 A.1.0 Tender Package (10)
  A.1.a Instructions for Subcontractors (10)
  A.1.b Work Descriptions (10)
  A.1.c Specifications (10)
  A.1.d Work Schedule (10)
  A.1.e Draft Contract (10)
  A.1.f Draft Quantities or Drawings (10)
 A.2.0 Tender List (10)
B.0.0 Tendering (38)
 B.1.0 Tender Announcement (1)
 B.2.0 Gathering Quotations (30)
 B.3.0 Evaluation (7)
C.0.0 Contracting (14)
 C.1.0 Last Negotiation (7)
 C.2.0 Signing of Contract (7)

Daha önce de dediğim gibi buradaki iş kalemleri ve süreleri tamamen tahmindir.

Hazırlayacağınız iş programının detayına göre aşağıdaki paternlerden birini programa ekleyebilirsiniz.

Buradaki en önemli nokta, daha önceki aşamalarda ihaleye çıkılacak iş paketlerinin oluşturulmuş ve stratejilerin belirlenmiş olmasıdır. İhale sürecinin iş programının oluşturulmasında ve ihale paketlerinin bütçelerinin oluşturulup alınan teklifler ile karşılaştırılmasının önündeki en büyük engel “İş paketleri”nin oluşturulup hangisinin, hangi kapsam ile ihale edileceğinin kararlaştırılmamasıdır. Bu noktada projenin üst seviye yöneticilerine büyük görev düşmektedir.