24 Mart 2011 Perşembe

İhale Sürecinin Planlanması

Yeni başlayacak bir projede konu iş programı olunca, ilk sorulan sorular ihale tarihleri ile ilgilidir. Hangi işin hangi tarihte ihale dilmesi gerektiği, hangi işlerin kritik, hangi işlerin ötelenebildiği değerli bir bilgidir ve bu bilgi ancak imalat iş programının ihale süreçleri ile bağlanması ile ortaya çıkar.

Kısıtlı ofis personeli ile proje başındaki bu iş yoğunluğunu ancak zeka, doğru teknik kullanımı ve verimli çalışma ile aşabilirsiniz. Hafriyat işlerine çalışmadan, üst yapı işinin ihalesine çalışan bir ekip emin olun ki zaman kaybediyordur.

Bugün, iş programında “İhale Süreci”nin nasıl planlanabileceğini göreceğiz. Çalıştığımız örnek ortalama değerler içerecektir. Süreleri projenin ve ihale paketinin özelliğine göre değiştirebilirsiniz ama 50 ihale paketi içeren hızlı bir çalışma yapsam aşağıdaki süreleri kullanırdım. Acil durum geçtikten sonra da ihale paketleri süreleri üzerinde işin uzmanları ile tek tek çalışırdım.

Aşağıdaki örnekte İngilizce terimler kullandım. Yurt dışındaki projelerdeki arkadaşlarımıza kolaylık olsun. Türkiye’deki çalışan arkadaşlarımız da İngilizcelerini öğrenmiş olsunlar.

İş programındaki altın kuralın hangi detayda çalışırsanız çalışın toplam süreyi doğru tahmin olmak olduğundan daha önce bahsetmiştik. İhale sürecini ister tek kalemde geçin, ister 3 aktivite ile, isterseniz 7 aktivite ile gösterin toplam süreyi gerçekçi tahmin etmelisiniz. Bu tip durumlarda benim uyguladığım yöntem “tüme varım”dır. ilgili, tekrarlayan işler için tipik bir ilişki tablosu kurar, onlara süreler tanımlar, toplam süreci bulmaya çalışırım. Konu ile ilgili aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Aktivite - Süre(gün)
A.0.0 Tender Preparation (10)
 A.1.0 Tender Package (10)
  A.1.a Instructions for Subcontractors (10)
  A.1.b Work Descriptions (10)
  A.1.c Specifications (10)
  A.1.d Work Schedule (10)
  A.1.e Draft Contract (10)
  A.1.f Draft Quantities or Drawings (10)
 A.2.0 Tender List (10)
B.0.0 Tendering (38)
 B.1.0 Tender Announcement (1)
 B.2.0 Gathering Quotations (30)
 B.3.0 Evaluation (7)
C.0.0 Contracting (14)
 C.1.0 Last Negotiation (7)
 C.2.0 Signing of Contract (7)

Daha önce de dediğim gibi buradaki iş kalemleri ve süreleri tamamen tahmindir.

Hazırlayacağınız iş programının detayına göre aşağıdaki paternlerden birini programa ekleyebilirsiniz.


Buradaki en önemli nokta, daha önceki aşamalarda ihaleye çıkılacak iş paketlerinin oluşturulmuş ve stratejilerin belirlenmiş olmasıdır. İhale sürecinin iş programının oluşturulmasında ve ihale paketlerinin bütçelerinin oluşturulup alınan teklifler ile karşılaştırılmasının önündeki en büyük engel “İş paketleri”nin oluşturulup hangisinin, hangi kapsam ile ihale edileceğinin kararlaştırılmamasıdır. Bu noktada projenin üst seviye yöneticilerine büyük görev düşmektedir.

Hiç yorum yok:

Yorum Gönderme