İhale Sürecinin Planlanması

Yeni başlayacak bir projede konu iş programı olunca, ilk sorulan sorular ihale tarihleri ile ilgilidir. Hangi işin hangi tarihte ihale dilmesi gerektiği, hangi işlerin kritik, hangi işlerin ötelenebildiği değerli bir bilgidir ve bu bilgi ancak imalat iş programının ihale süreçleri ile bağlanması ile ortaya çıkar.

Kısıtlı ofis personeli ile proje başındaki bu iş yoğunluğunu ancak zeka, doğru teknik kullanımı ve verimli çalışma ile aşabilirsiniz. Hafriyat işlerine çalışmadan, üst yapı işinin ihalesine çalışan bir ekip emin olun ki zaman kaybediyordur.

Bugün, iş programında “İhale Süreci”nin nasıl planlanabileceğini göreceğiz. Çalıştığımız örnek ortalama değerler içerecektir. Süreleri projenin ve ihale paketinin özelliğine göre değiştirebilirsiniz ama 50 ihale paketi içeren hızlı bir çalışma yapsam aşağıdaki süreleri kullanırdım. Acil durum geçtikten sonra da ihale paketleri süreleri üzerinde işin uzmanları ile tek tek çalışırdım.

Aşağıdaki örnekte İngilizce terimler kullandım. Yurt dışındaki projelerdeki arkadaşlarımıza kolaylık olsun. Türkiye’deki çalışan arkadaşlarımız da İngilizcelerini öğrenmiş olsunlar.

İş programındaki altın kuralın hangi detayda çalışırsanız çalışın toplam süreyi doğru tahmin olmak olduğundan daha önce bahsetmiştik. İhale sürecini ister tek kalemde geçin, ister 3 aktivite ile, isterseniz 7 aktivite ile gösterin toplam süreyi gerçekçi tahmin etmelisiniz. Bu tip durumlarda benim uyguladığım yöntem “tüme varım”dır. ilgili, tekrarlayan işler için tipik bir ilişki tablosu kurar, onlara süreler tanımlar, toplam süreci bulmaya çalışırım. Konu ile ilgili aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Aktivite - Süre(gün)
A.0.0 Tender Preparation (10)
 A.1.0 Tender Package (10)
  A.1.a Instructions for Subcontractors (10)
  A.1.b Work Descriptions (10)
  A.1.c Specifications (10)
  A.1.d Work Schedule (10)
  A.1.e Draft Contract (10)
  A.1.f Draft Quantities or Drawings (10)
 A.2.0 Tender List (10)
B.0.0 Tendering (38)
 B.1.0 Tender Announcement (1)
 B.2.0 Gathering Quotations (30)
 B.3.0 Evaluation (7)
C.0.0 Contracting (14)
 C.1.0 Last Negotiation (7)
 C.2.0 Signing of Contract (7)

Daha önce de dediğim gibi buradaki iş kalemleri ve süreleri tamamen tahmindir.

Hazırlayacağınız iş programının detayına göre aşağıdaki paternlerden birini programa ekleyebilirsiniz.

Buradaki en önemli nokta, daha önceki aşamalarda ihaleye çıkılacak iş paketlerinin oluşturulmuş ve stratejilerin belirlenmiş olmasıdır. İhale sürecinin iş programının oluşturulmasında ve ihale paketlerinin bütçelerinin oluşturulup alınan teklifler ile karşılaştırılmasının önündeki en büyük engel “İş paketleri”nin oluşturulup hangisinin, hangi kapsam ile ihale edileceğinin kararlaştırılmamasıdır. Bu noktada projenin üst seviye yöneticilerine büyük görev düşmektedir.

İş Programı Hangi Detayda Hazırlanmalı?

İş programı hazırlarken, cevaplanması gereken önemli sorular vardır. Sorulardan en önemlisi iş programının hangi detayda hazırlanacağıdır. İş programında kullanacağınız detay derecesini belirlemenize yardımcı olacak faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz; 

1. İş programının hazırlanması için verilen süre

2. İş programının takibi ve güncellemesi için çalışacak olan planlama ekibi ve ilerleme takip sistemi

3. Bilgi

Hiç bir zaman size ihtiyacınız olan süreden fazlası verilmez, hatta çoğu zaman çok sıkışık takvimler ile çalışmanız gerekir. Elinizdeki sürenin değerlendirmesini yapmak ve iyi kullanmak için, "iş programı hazırlanmasının  iş programı" nın hazırlandığı olmuştur.

Firmanın ilerleme takip sisteminin olmaması ve planlama ile ilgilenen teknik kadro sayısının yetersiz  olması da iş programındaki detayı düşüren önemli etkenlerdendir. Bir hafta/ay sonraki güncellemesini yapamayacağınız iş programı hangi detayda olursa olsun çöpe gider. İş programında sizi dizginleyecek olan "Güncelleyebilir miyiz?" "Nasıl güncelleriz?" sorularını sık sık kendinize ve ekibinize sormayı ihmal etmeyin.

İş programının birincil amacı da "bilinmeyenlerin" yönetilmesidir. Bu nedenle ilk defa iş programı hazırlanacak bir projede kısıtlı ve eksik bilgi ile çalışmak çok doğaldır. Kısıtlı bilgiye sahip olunan kritik konularda, olabildiğince çok soru sormak proje ekibini yönlendirecek ve düşündürecektir. İş programınızı metinsel olarak tanımladığınız ve anlattığınız giriş bölümünde, sorulan sorulara alınan cevapları "Varsayımlar" adı altında paylaşmanız, kimi zaman sayfalarca hazırlanmış iş programlarından çok daha faydalı olacaktır.

Diğer taraftan bilginin kısıtlı olması nedeniyle programdaki detayın da az olması normaldir. Literatürde, hazırlanan iş programın kısıtlı detaya sahip olması ve zamanla yaklaşan işlerin belirsizliklerinin azalması ile detaylandırılması yöntemine bir ad verilmiş “Rolling Wave”. İşleri baştan kabaca, gerekli zaman ve önemli kaynakları belirleyerek planlamak ve ilgili imalat yaklaştıkça detaylandırmak, bir iş programı geliştirme metodudur. 

Ancak bu metodu uygularken aşağıda bahsettiğim planlamanın altın kuralına dikkat etmek önemlidir; ileride detaylandırılan işlerin toplam süresinin, daha önce tek kalem olarak tanımladığınız işin süresini geçmemelidir. Örnek için aşağıdaki çizimi inceleyebilirsiniz.

Bu bahsettiğimiz toplam süre tahmini, deneyimin ve öngörü yeteneğinizin konuştuğu noktadır. İşin uzmanlarından yardım almayı kesinlikle atlamayın.

Amacınız; eldeki bilginin, ekibin ve zamanın değerlendirmesini iyi yapıp, bu süre içinde üretilebilecek, proje ekibini yönlendirecek, en iyi programın hazırlamasıdır. Yukarıda anlatılan ana konular üzerinde yapacağınız çalışmalar, amacınıza ulaşmanızda size çok yardımcı olacaktır. İş programının hazırlanmasının ve takibinin bir ekip işi olduğunu hatırlatır, işlerinizde kolaylık dilerim. 

Sağlıcakla kalın.