İş Programı Hangi Detayda Hazırlanmalı?

İş programı hazırlarken, cevaplanması gereken önemli sorular vardır. Sorulardan en önemlisi iş programının hangi detayda hazırlanacağıdır. İş programında kullanacağınız detay derecesini belirlemenize yardımcı olacak faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz; 

1. İş programının hazırlanması için verilen süre

2. İş programının takibi ve güncellemesi için çalışacak olan planlama ekibi ve ilerleme takip sistemi

3. Bilgi

Hiç bir zaman size ihtiyacınız olan süreden fazlası verilmez, hatta çoğu zaman çok sıkışık takvimler ile çalışmanız gerekir. Elinizdeki sürenin değerlendirmesini yapmak ve iyi kullanmak için, "iş programı hazırlanmasının  iş programı" nın hazırlandığı olmuştur.

Firmanın ilerleme takip sisteminin olmaması ve planlama ile ilgilenen teknik kadro sayısının yetersiz  olması da iş programındaki detayı düşüren önemli etkenlerdendir. Bir hafta/ay sonraki güncellemesini yapamayacağınız iş programı hangi detayda olursa olsun çöpe gider. İş programında sizi dizginleyecek olan "Güncelleyebilir miyiz?" "Nasıl güncelleriz?" sorularını sık sık kendinize ve ekibinize sormayı ihmal etmeyin.

İş programının birincil amacı da "bilinmeyenlerin" yönetilmesidir. Bu nedenle ilk defa iş programı hazırlanacak bir projede kısıtlı ve eksik bilgi ile çalışmak çok doğaldır. Kısıtlı bilgiye sahip olunan kritik konularda, olabildiğince çok soru sormak proje ekibini yönlendirecek ve düşündürecektir. İş programınızı metinsel olarak tanımladığınız ve anlattığınız giriş bölümünde, sorulan sorulara alınan cevapları "Varsayımlar" adı altında paylaşmanız, kimi zaman sayfalarca hazırlanmış iş programlarından çok daha faydalı olacaktır.

Diğer taraftan bilginin kısıtlı olması nedeniyle programdaki detayın da az olması normaldir. Literatürde, hazırlanan iş programın kısıtlı detaya sahip olması ve zamanla yaklaşan işlerin belirsizliklerinin azalması ile detaylandırılması yöntemine bir ad verilmiş “Rolling Wave”. İşleri baştan kabaca, gerekli zaman ve önemli kaynakları belirleyerek planlamak ve ilgili imalat yaklaştıkça detaylandırmak, bir iş programı geliştirme metodudur. 

Ancak bu metodu uygularken aşağıda bahsettiğim planlamanın altın kuralına dikkat etmek önemlidir; ileride detaylandırılan işlerin toplam süresinin, daha önce tek kalem olarak tanımladığınız işin süresini geçmemelidir. Örnek için aşağıdaki çizimi inceleyebilirsiniz.

Bu bahsettiğimiz toplam süre tahmini, deneyimin ve öngörü yeteneğinizin konuştuğu noktadır. İşin uzmanlarından yardım almayı kesinlikle atlamayın.

Amacınız; eldeki bilginin, ekibin ve zamanın değerlendirmesini iyi yapıp, bu süre içinde üretilebilecek, proje ekibini yönlendirecek, en iyi programın hazırlamasıdır. Yukarıda anlatılan ana konular üzerinde yapacağınız çalışmalar, amacınıza ulaşmanızda size çok yardımcı olacaktır. İş programının hazırlanmasının ve takibinin bir ekip işi olduğunu hatırlatır, işlerinizde kolaylık dilerim. 

Sağlıcakla kalın.

Dosya İsimlendirme

Sadece teknik ofislerde değil tüm ofislerde dijital dokümanlarda uygulanması basit ama bir o kadar özensiz davranılan konuların başında dosya isimlendirmesi gelir.

Her ne iş yapıyorsanız yapın, hazırladığını dokümanı kullanacak kişilerin amacını ve nasıl kullanacaklarını öğrenmeniz sizin açınızdan fark yaratacak, bu işe verdiğiniz özeni ve farkındalığınızı gösterecektir.

Periyodik olarak gönderdiğiniz şantiye faaliyet raporlarınızın adı “Haftalık Rapor.xlsx”, “Aylık Rapor.pdf” veya “Günlük Rapor.doc” v.b. ise, sizin bu yazımı okuyarak acilen harekete geçmeniz gerekecektir.

Aslında “Doküman Kontrol” hatta “Content Management” gibi daha geniş konulara kadar uzanan bu örneğimizde işi bu kadar büyütmeden 3 aşamada dosya ismini nasıl kullanışlı ve düzgün bir şekilde vereceğimize değineceğiz.

Yayımladığınız doküman/raporların isimleri yukarıda verdiğim örneklerdeki gibi yanlış bir şekilde verildiğine göre bir doküman numaralandırma sisteminiz olmadığını düşünüyorum.(Zaten bu yazıda da bu varsayımı yaparak sizinle bazı ipuçlarını paylaşmak istedim.)

3 aşamadan bahsedelim;

1) Çalıştığınız projenin firmanın tek projesi olmadığını düşünür ve merkez ofistekilerin sizin gibi diğer şantiyelerden gelen raporları da “Günlük Rapor.doc” olarak aldığını düşünürsek. Bu raporları toplayan arkadaş, bu dokümanları toplayıp dosya isimlerine birer proje kodu ekleyeceği açıktır. İşte bizde birinci aşamada bunu yapacağız. Dosyanın başına projenizin kodunu yazacağız.

“Yalova Havaalanı Projesi” = YHP

“YHP Günlük Rapor.doc”

2) ikinci aşamada, dokümanın içeriğini “kısa” “net” ve “anlaşılır” olarak dosya ismine yazacağız. “Günlük Rapor”, “Puantaj”, “Betonarme İş Programı” v.b. Projenin İş Kırılım Yapısı (WBS) ya da mahalleri, sistemli bir şekilde bu kısımda yazılabilir. “Apron-Betonarme İş Programı”, “Terminal Binası-Elektrik İşleri” v.b. Örneğimizde bu zaten mevcut.

3) Üçüncü aşamada ise her projenin en önemli başarı parametresi olan “zaman” bilgisini gireceğiz. Bu bilgi inşaat işlerinde genellikle “gün” olarak girilir ama iş programı ile ilgili yoğun çalışmalar yaptığımda saat ve dakika bilgisini girdiğimi de ifade etmek isterim. Buradaki kritik nokta ise zaman bilgisi olarak tarihi TERS yazacağız, saat bilgisini (gerekirse)ise 24 saatlik ölçü birimleri ile DÜZ yazacağız ki; benzer dokümanları aynı klasörde topladığımızda işletim sistemi dosyalarımızı zaman sırasına dizsin.

“YHP Günlük Rapor 2011.03.17.xlsx”

“YHP Betonarme İş Programı 2011.03.17 1442.prx” v.b

Dosya isimlerinde tarihi ters yazmak özellikle fotoğraflarda çok işinize yarayacaktır.

Bu üç konuya dikkat ederseniz, dijital ortamda dosyalamalarınızın daha derli toplu olduğunu ve aradığınızı artık kolaylıkla bulduğunuzu göreceksiniz. Sizinle birlikte çalışan arkadaşlarınızın da gereksiz zaman kaybını önlemiş olacaksınız.

Sayfa Düzeni (Page Layout) Ayarlaması

Özellikle Teknik Ofis işlerinde, herhangi bir yerde yazmayan her mühendisin çalışmalarında dikkat etmesi gereken püf noktalarını “püf noktası” etiketi ile yazacağım.

Bu yazımızın konusu, bilgisayarda hazırlanan dokümanların başka biri ile paylaşılması sırasında dikkat edilmesi gerekenlerden basit bir tanesi. Paylaşılan bilginin gizlilik derecesi, gönderilme şekli gibi konulara girmiyorum. Benim ilgilendiğim konu “sayfa düzeni” yapılarak dokümanların paylaşılması.

Dokümanı ilk hazırlayan kişinin “sayfa düzeni”ni (page layout) ayarlaması ile birlikte ilgili proje ekibinin kazanacağı zaman, kağıt gibi konulardan bahsedeceğim. Bu yazımızda basit bir sayfa düzenini birlikte yapacağız.

Örneğimde Microsoft Office’in muadili, ücretsiz ve açık kaynaklı olan Open Office (LibreOffice) kullanmak isterdim fakat özellikle inşaat sektöründeki yaygın kullanımı nedeniyle Excel’i kullanacağım.

Word ve benzeri metin işleme programlarında sayfa düzeni pek problem olmuyor çünkü metin dosyalarının yerleşimi genel olarak belirli.

Bizlerin zamanını en çok çalan, Excel ile hazırlanmış sayfalar. Yatay mı dikey mi? 1 sayfa mı? 2 sayfamı? Bu soruların cevapları çıktıyı okuyacak kişinin zevkine ve gözünün keskinliğine göre değişiyor. Her ne kadar cevaplar değişse de, standart bir çözüm ile dosyayı göndermek, bu işe verdiğiniz önemi gösterirken, dikkatsiz kişilerin çıktı alarak sayfa harcamasını, herkesin ayrı ayrı sayfa düzeni ayarı yaparak zaman kaybetmesini önleyecektir.

Örneğimizde, TCMB’nin sayfasından aldığımız gösterge niteliğindeki kur bilgilerini belirli 10 kişi ile paylaşacağımızı düşünelim.

Eveet, bilgiyi bulduk Excel’e attık, dosyayı gönderdik. Oldu mu? Olmadı. Gönderdiğiniz dosyayı bir yazıcıdan almak isteyen dikkatsiz kişiler en iyi ihtimalle 6 tane güzelim A4’ü harcayacak. Örneğimizdeki gibi, 6 adet A3 harcamanız içten bile değil, dosyayı gönderenin sayfa tipi olarak A3 seçmesi ve o şekilde kaydetmesi yeterli. (Yanlış yazıcı kurulumu veya ayarı da aynı sonuçlara sebep olabilir.)

Yukarıdaki zararsız gibi görünen sayfa, tam 6 adet A3’ü katletmek için hazırlanmış. Dikkatli inceleyin.

Şimdi gerekli düzeltmeleri yapalım.

“Scaling” kısmındaki “Adjust to” değerini 100%’e getirelim.

“Paper Size” A4 olacak.

Şimdi de “OK” tuşuna tıklayın.

Şimdi de çalışmamızı tek sayfaya sığdıracağız. Excel çalışma sayfanızın sağ altındaki “Page Break Preview”’a tıklayalım.

Bu görünüm, çıktıdan alacağınız sayfaları size gösterir. Fareniz ile kalın mavi çizgileri tutup çekerek ayarlama yapabilirsiniz.

Eğer “Page 1” gibi bir yazı sizi rahatsız etmiyor ise sürekli bu görünümde çalışabilirsiniz ya da eski görünümünüze (sağ alttaki) “Normal” görünüme tıklayarak dönebilirsiniz.

Dosya ismini içeriğini anlatan bir şekilde verelim : “TCMB Döviz Kur 20110202.xlsx” Dosya isminde bir sorununuz yok. Herkes dosya isminden içeriği anlayabilecek. (Doğru ve Düzgün Dosya İsimlendirme adında ayrı bir yazı daha yazacağım, bugünün konusu olmadığı için geçiyorum.)

İşte tamam. Yapması göreceli olarak kısa, anlatması uzun bu ayarları, siz dosyanızı göndermeden bir kere yapmazsanız, dosyanızı gönderdiğiniz 10 kişi tek tek yapacak, düzenleme yaptıkları dosyayı farklı kaydetmeyip, Outlook’tan açıp kullanırlar ise 1-2 gün, hatta haftalar sonra bile dosyanızı açıp aynı ayarları tekrar yapacaklar. Siz istemeden de olsa projenin zaman ve kağıt sarfiyatını arttırmış olacaksınız.

Herkesi, paylaştıkları dosyaların sayfa düzenlerini yaparak paylaşmaya çağırıyorum. :)

Hepinize teknik günler.