Bu yazımızın konusu, bilgisayarda hazırlanan dokümanların başka biri ile paylaşılması sırasında dikkat edilmesi gerekenlerden basit bir tanesi. Paylaşılan bilginin gizlilik derecesi, gönderilme şekli gibi konulara girmiyorum. Benim ilgilendiğim konu “sayfa düzeni” yapılarak dokümanların paylaşılması.
Dokümanı ilk hazırlayan kişinin “sayfa düzeni”ni (page layout) ayarlaması ile birlikte ilgili proje ekibinin kazanacağı zaman, kağıt gibi konulardan bahsedeceğim. Bu yazımızda basit bir sayfa düzenini birlikte yapacağız.
Örneğimde Microsoft Office’in muadili, ücretsiz ve açık kaynaklı olan Open Office (LibreOffice) kullanmak isterdim fakat özellikle inşaat sektöründeki yaygın kullanımı nedeniyle Excel’i kullanacağım.
Word ve benzeri metin işleme programlarında sayfa düzeni pek problem olmuyor çünkü metin dosyalarının yerleşimi genel olarak belirli.
Bizlerin zamanını en çok çalan, Excel ile hazırlanmış sayfalar. Yatay mı dikey mi? 1 sayfa mı? 2 sayfamı? Bu soruların cevapları çıktıyı okuyacak kişinin zevkine ve gözünün keskinliğine göre değişiyor. Her ne kadar cevaplar değişse de, standart bir çözüm ile dosyayı göndermek, bu işe verdiğiniz önemi gösterirken, dikkatsiz kişilerin çıktı alarak sayfa harcamasını, herkesin ayrı ayrı sayfa düzeni ayarı yaparak zaman kaybetmesini önleyecektir.
Örneğimizde, TCMB’nin sayfasından aldığımız gösterge niteliğindeki kur bilgilerini belirli 10 kişi ile paylaşacağımızı düşünelim.
Eveet, bilgiyi bulduk Excel’e attık, dosyayı gönderdik. Oldu mu? Olmadı. Gönderdiğiniz dosyayı bir yazıcıdan almak isteyen dikkatsiz kişiler en iyi ihtimalle 6 tane güzelim A4’ü harcayacak. Örneğimizdeki gibi, 6 adet A3 harcamanız içten bile değil, dosyayı gönderenin sayfa tipi olarak A3 seçmesi ve o şekilde kaydetmesi yeterli. (Yanlış yazıcı kurulumu veya ayarı da aynı sonuçlara sebep olabilir.)
Yukarıdaki zararsız gibi görünen sayfa, tam 6 adet A3’ü katletmek için hazırlanmış. Dikkatli inceleyin.
Şimdi gerekli düzeltmeleri yapalım.
“Scaling” kısmındaki “Adjust to” değerini 100%’e getirelim.
“Paper Size” A4 olacak.
Şimdi de “OK” tuşuna tıklayın.
Şimdi de çalışmamızı tek sayfaya sığdıracağız. Excel çalışma sayfanızın sağ altındaki “Page Break Preview”’a tıklayalım.
Bu görünüm, çıktıdan alacağınız sayfaları size gösterir. Fareniz ile kalın mavi çizgileri tutup çekerek ayarlama yapabilirsiniz.
Eğer “Page 1” gibi bir yazı sizi rahatsız etmiyor ise sürekli bu görünümde çalışabilirsiniz ya da eski görünümünüze (sağ alttaki) “Normal” görünüme tıklayarak dönebilirsiniz.
Dosya ismini içeriğini anlatan bir şekilde verelim : “TCMB Döviz Kur 20110202.xlsx” Dosya isminde bir sorununuz yok. Herkes dosya isminden içeriği anlayabilecek. (Doğru ve Düzgün Dosya İsimlendirme adında ayrı bir yazı daha yazacağım, bugünün konusu olmadığı için geçiyorum.)
İşte tamam. Yapması göreceli olarak kısa, anlatması uzun bu ayarları, siz dosyanızı göndermeden bir kere yapmazsanız, dosyanızı gönderdiğiniz 10 kişi tek tek yapacak, düzenleme yaptıkları dosyayı farklı kaydetmeyip, Outlook’tan açıp kullanırlar ise 1-2 gün, hatta haftalar sonra bile dosyanızı açıp aynı ayarları tekrar yapacaklar. Siz istemeden de olsa projenin zaman ve kağıt sarfiyatını arttırmış olacaksınız.
Herkesi, paylaştıkları dosyaların sayfa düzenlerini yaparak paylaşmaya çağırıyorum. :)
Hepinize teknik günler.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder