Haftalık Faaliyet Raporu

Giriş

Bu yazıda, her hangi sisteme bütünleşmiş yazılım kullanmadan sistemli bir haftalık faaliyet raporunun nasıl olması gerektiğinden bahsedeceğim. Zaten eğer sisteminiz yoksa yazılımlar da size yardımcı olmayacaktır. Sonuç olarak yazılımlar birer araçtır. Öncelikle sizin ne yaptığınızı ve niçin yaptığınızı bilmeniz gerekmektedir.

İnternet araştırmalarımda karşılaştığım kaynaklar, genellikle inşaat sektörü dışında kullanılan haftalık raporlara örnekler vermekte. Biz inşaatçılar, yazmayı pek sevmediğimiz için, bilgimizi deneyimimizi, ya ayaküstü sohbetler ile paylaşırız ya da dostlarla yenen bir akşam yemeğinde. Yazmanın ve yazarak paylaşmanın önemini umarım bir gün anlarız.

Haftalık Faaliyet Raporu İçerik Önerisi

Aslında Haftalık rapora, günlük raporun konsolide halidir diyebiliriz.

Aşağıda haftalık rapor için içerik önerisi ve her başlığın ne anlama geldiğini bulabilirsiniz. (Bu başlıkları İngilizce yazıyorum, uluslar arası bir projede kullanılmayacaksa kolayca Türkçe’ye çevirebilirsiniz.)

Başlık	Tanım	Görüş
Project Name	Projenin sözleşmede geçen adı buraya yazılacak.
Project Code	Projenin kısaltılmış ismi (Kod) buraya yazılacak. (YAHAP: Yalova Havaalanı Projesi)
Report Type	Rapor tipi. (Haftalık Faaliyet Raporu)
Report Number	Rapor sıra numarası.
Report Period	Rapor Dönemi, raporun kapsadığı tarih aralığıdır. (04/06/2011 – 17/06/2011 v.b.)
Project Duration	Projenin hedef İş programındaki süresi (İsteğe bağlı)
Days Passed:	Projenin başlamasından rapor dönem sonuna geçen gün.
Days Remaining	Rapor dönem sonu tarihinden, projenin bitimine kadar kalan gün.
Temperature:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük hava sıcaklıkları	Bir veritabanı tutulmalı! Aynı bölgede başka bir iş için teklif verilirken, ya da bir sonraki yılın iş planı revize edilirken çok önemli bir bilgidir.
Wind Speed:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük rüzgar hızı.
Humidty:	Projenin özeliğine göre rapora nem, basınç v.b diğer bilgiler eklenebilir.
Weather Condition:	Havanın durumu kısmında, rapor dönemki yağmurlu, karlı, sisli v.b. gün sayısı verilir.
Lost Working Hour due to weather (LWDW) :	Kötü hava şartları nedeniyle rapor dönemindeki kayıp iş saati.
Workman Timesheet:	Rapor dönemindeki personel puantajı.  Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Subcontractors’ List	Rapor dönemindeki altyüklenici listesi, puantaj ile birleştirilebilir. Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Machinery / Equipment Timesheet (Active/Pasive):	Rapor dönemindeki makine ekipman puantajı. Makine ekipmanın adı, adedi verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Work Progress/Work Performance:	Rapor dönemindeki sahada yapılan imalatlar yazılmalı. performans için planlanan imalatlar ile karşılaştırılmalıdır. “Work Progress” ve “Work Performance” yazılarında konuya ayrıntılı bir şekilde değinilmiştir. (Ertesi haftanın, “Etkin Yapım Listesi”ndeki işler için hedef miktarlar yazılmalıdır. Bu hedefler, hedef iş programından alınmalıdır. ) http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
2 Weeks Look Ahead Milestones:	Rapor tarihinden itibaren 7 ve 14 gün içinde planlanan önemli olaylar buraya yazılmalı. Ivır zıvır işler yer tutsun diye kilometre taşı olarak eklenmemeli. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
HSE Logs:	İş ve İşçi Sağlığı ile ilgili önemli kayıtlar buraya yazılmalı. Kaza sayısı, kayıp adam saat v.b.	Bir veritabanı tutulmalı!
QA/QC Logs:	Kalite güvence ve kontrol konusundaki kayıtlar buraya yazılmalı, önerim, açık uygunsuzluk sayısının burada yazılmasıdır.	Bir veritabanı tutulmalı!
Site Photos:	Saha fotoğrafları.	Saha fotoğrafları, düzenli bir şekilde dosyalanmalı, dosya adı, sistemli ve tarihi ter yazılarak verilmelidir.

Veritabanı oluştur ve tut

En önemli konu “İlgili bilgiler için veritabanı oluşturulup, tutulması” dır. Ancak bu şekilde, günlük olarak girilen bilgiler hızlı bir şekilde haftalık olarak işlenebilir.  Konu ile ilgili olarak “Veritabanı Mantığı” yazısını okumanızı öneririm.

İş ilerleme Takibi (Monitoring Work Progress)

“Work Progress” teknik ofisin derlemesi gereken en önemli konudur.  Raporlarda bu bölümün doldurulması; şantiye birimlerinin anlaşılan sıklıkta, imalat ve montaj bilgilerini, ölçülebilir birim ve miktarlar ile raporlamasına bağlıdır. Raporlama eylemi bu yazıda, şantiyenin kendi içerisinde yaptığı alt raporlamalar anlamında kullanılmıştır.

Konuyu incelediğinizde, şu sorulara cevap bulunması gerekliliği görülmektedir. Şantiyelerde raporlamalarda yaşanan problemlerden biri de bu soruların cevaplarının verilmemesidir. Bu soruların cevapsız kalması saha ekiplerinin önünü tıkar, raporların akışını engeller, burada sıkıntı saha ekibinde değildir, çünkü bu soruların cevaplarını verecek ekip onlar değil, proje yönetimidir. Peki nedir bu sorular?

1.       Ne Raporlanacak? (Etkin Yapım Listesi)

Böyle soru mu olur der gibisiniz. Bana da ilk şantiye yıllarımda biri bana bunu sorsa, dalga geçtiğini düşünürdüm. Ama durum öyle değil.

“Bu hayatta, insanların çok basit, saçma, anlamsız olarak nitelendirdikleri birçok soruyu hayatları boyunca, cevaplamadan es geçtiklerini görüyorum. Aslında çözüm bu basit soruların, yeterli önem verilerek cevaplanmasına bağlıdır.”

Kendinize sorun bakalım, ne raporlanacak?

Neler raporlanabilir bir sayalım; çivi, çuval, tahta, kum, çakıl, kalıp, demir, beton, kazı, dolgu, kamyon, süpürge, merdiven, hava, gaz…

Birimleri belirtmedim çünkü takibi yapılacak olan konunun nasıl (hangi birim) ölçüleceğine karar vermek ayrı bir konudur.

Çuval da raporlanır mı? Ne kadar saçma dediğinizi duyar gibiyim. Çuvalın raporlanmaması gerektiğini hissettiniz. Bu hisse kapılırken aslında, aklınızda bir değerleme yaptınız. İşte, amacım bu değerlemeyi bilinçli yapmak. Kısıtlı kaynak (insan gücü) altında en işlevsele, hissederek değil, hesaplayarak karar vermek.

Taahhüt firmalarının amacı para kazanmak olduğuna göre, gelir kalemlerinizi, ya da gelir kalemlerinizi oluşturan konuları günlük olarak takip etmek gerekliliği ortada. Sadece ne kadar para kazanacağınızı hesaplamak yetmez, ne kadar harcadığınızı da bilmeniz gerekir ki basit bir kar zarar hesaplayabilesiniz. O zaman gider kalemlerinizi ya da gider kalemlerinizi oluşturan konuları da takip etmeniz gerekir. Bir örnek ile konuya açıklık getirelim.

Örnek:

Kaba inşaat işlerinin teklifini yerine dökülen beton olarak vermişsiniz. İşveren montajı yapılan inşaat demiri ve kalıbına ödeme yapmıyor. Betonu döktüğünüz zaman m³ olarak bir para hak ediyorsunuz diyelim.

Hakediş ödemeleriniz sözleşmenize bağlı olarak aylık ve ya haftalık olabilir. Ayda bir hakediş düzenlenen bir sözleşme olduğunu düşünelim. Demek oluyor ki siz en az ayda bir sahada ne kadar iş yapıldığını kontrol etmek durumunda ve o bilgi ile hakediş çıkarma durumundasınız. Koyduğunuz hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı her ay hakediş ile öğrenebilirsiniz, ya da dökülen betonu her gün raporlayıp haftalık değerlemeler ile gerekli önlem ve hareketi gerçekleştirebilir, işi hızlandırabilirsiniz.

Dökülmüş beton olarak satışını yaptığınız işi gerçekleştirmek için gerekli olan kaynakları da günlük olarak takip etmeniz, döküm hızı analizinize çok büyük katkı sağlayacak, saha ekinin farkındalığını arttıracaktır. Satın alımı ve nakliyesi ciddi zaman gerektiren (inşaat demiri, kalıp malzemesi v.b.) malzemelerin, bir anda, bittiği bilgisi karşınıza gelmez.

Örnek ile birlikte raporlanacak olan konuların neler olması gerektiği aklınızda canlanmaya başladı.

Etkin Yapım Listesi (EYL)

Kısıtlı kaynak ve eksik prosedürler altında, yukarıda anlatılanlar ışığında raporlanmasına karar verilen imalat kalemlerinden bir liste oluşturulur, bu listeye "Etkin Yapım Listesi" denir. İşe, mutlaka bir "Etkin Yapım Listesi" hazırlayarak başlayın. Listedeki imalat kalemlerini kontrol altına aldıkça listenizi genişletin.

2.       Nasıl Raporlanacak?

Bu soru, “raporlama metodunun”

   “raporlama sıklığının  

   “raporlanacak birimlerin”

 belirlenmesi ile cevaplanacaktır.

Raporlama Metodu

Şantiyede kullandığınız bir ERP programı olabilir. Kendi imkanlarınız ile oluşturduğunuz bir arayüz ve veri tabanına sahip de olabilirsiniz. Aslında ortak paylaşıma belirli erişim yetkileri ile yerleştirilmiş tablolama dosyaları da yeterli olacaktır. Önemli olan işlevsellik ve bilgilerin tutulduğu tablolama dosyasının veritabanı mantığı ile oluşturulmuş olmasıdır.

İş kırılım yapısına uygun bilgi isteniyorsa, tablolama dosyalarında ilgili kutucuklar ayrılmalı, raporlamanın “alan bilgisi” ile yapılması sağlanmalıdır. İlgili alanlar belirlenmeli ileride bir değişikliğe gidilmeyeceği belirtilmelidir.  (Blok bazında temel’e dökülen, kat bazında tabliye, kolon, perdeye dökülen betonun ayrı takibi istenebilir.)

Raporlama prosedürünün bir kağıt üzerinde akış şemaları ile çizerek çalışmanız, ileride karşılaşacağınız problemleri azaltacaktır.

İlgili kişilere sadece kendi raporlama sorumluğu içerisinde dolduracağı yerleri göstermek, merak ettikleri diğer bilgilere ulaşacakları yerleri göstermek, raporlamanın amacını anlatmak, ekip içinde bir bütünlük sağlayacak, iletişimi güçlendirecektir.

Raporlama Sıklığı

Her türlü raporlamanın günlük yapılması gerektiğine inanmaktayım. Sonuç olarak haftalık ve ya aylık istenen bir bilginin daha küçük parçalarda (günlük) toplanması, imalatı yapılan işin reflekslerini görmenize, anlamanıza, bilgileri analiz etmenizi ve gerekli önlemleri almanıza yardımcı olacaktır. Günlük toplanan bilgiler, unutulmayacak, eksikler, yanlışlar göze çarpacak düzeltilecektir. “10” yerine “100” olarak raporlanan bir beton dökümü bilgisinin aylık toplam arasında fark edilmesi neredeyse imkansız iken, bu bilgi günlük raporlamada direkt göze çarpacaktır.

Raporlanacak İmalatın Ölçüm Birimi

“Birim” kelimesi raporlanan bilginin ölçülebilir olması gerekliliğini de birlikte getirmekte. İçiniz rahat olabilir. Şu tip raporlardan kurtulmuş olursunuz.

               “A Blok temel betonun yarısı döküldü.”

               “B Blok, 1. Kat,  A- C, 1 aksı arası perde döküldü.”

Takip etmek istediğiniz imalatın hangi birim ile ölçüleceğine karar vermek zor bir iş değildir. Sahada imalatı yapılacak olan fore kazık imalatının adet’ten,  metre’ye çevrilmesi basit bir iştir ama kısa süren etkili bir toplantıda açıklanması, dil birliğini arttıracak, ekibin konuya konsantrasyonunu yükseltecektir. (Kişisel tavsiyem fore kazığın tip bazında (Ø100mm 24, Ø80mm 18, m) metre olarak takip edilmesidir.)

Bu sayede ilerleme takibinin nasıl yapılacağı konusunda bir giriş yapmış olduk. Her proje biriciktir (unique), bu nedenle kendi projenize özel çözümleri yukarıdaki yorumlar ile birleştirip etkili bir ilerleme takibi (alt raporlama) sistemi oluşturacağınıza, üst yönetime görselliği yüksek bir şekilde raporlama yapacağınıza inanıyorum.

İyi çalışmalar.

Günlük Faaliyet Raporu

Amaç

Şantiye günlük faaliyet raporunda neler olması gerektiği konusunu internette araştırırken, proje yönetim programlarıyla bütünleşmiş yazılımlarla karşılaştım. Bu yazıda, her hangi bir yazılım kullanılmasa da sistemli bir şantiye günlük faaliyet raporunun nasıl olması gerektiğinden bahsedeceğim. Zaten eğer sisteminiz yoksa yazılımlar da size yardımcı olmayacaktır. Yazılımlar birer araçtır, araçları kullanabilmek için öncelikle sizin ne yaptığınızı ve niçin yaptığınızı iyi bilmeniz gerekmektedir.

Günlük Faaliyet Raporu İçeriği

İnternet araştırmalarımda karşılaştığım kaynaklardaki günlük rapor içeriklerini derledim ve aşağıda listeledim. (Bu başlıkları İngilizce yazıyorum, uluslar arası bir projede kullanılmayacaksa kolayca Türkçe’ye çevirebilirsiniz.)

Günlük Faaliyet Raporu İçerik Önerisi

Project Name, Project Code, Date, Project Duration, Days Passed, Days Remaining, Temperature, Wind Speed, Weather Condition, Lost Working Hour due to weather, Workman Timesheet, Subcontractors’ List, Machinery / Equipment Timesheet, Work Progress, 2 Weeks Look Ahead Milestones, HSE logs, QA/QC logs, Site Photos.

Her başlığı, tanımını ve başlık hakkındaki görüşümü içeren tablo aşağıdadır.

Başlık	Tanım	Görüş
Project Name	Projenin sözleşmede geçen adı buraya yazılacak.
Project Code	Projenin kısaltılmış ismi (Kod) buraya yazılacak. (YAHAP: Yalova Havaalanı Projesi)
Report Type	Rapor tipi. (Günlük Rapor, Haftalık Rapor, Aylık Rapor v.b.)
Report Number	Rapor sıra numarası.
Date	Raporun kapsadığı tarihtir. Yayımlanma tarihi değil.
Project Duration	Projenin hedef İş programındaki süresi (İsteğe bağlı)
Days Passed:	Projenin başlamasından rapor tarihine geçen gün.
Days Remaining	Rapor tarihinden, projenin bitimine kadar kalan gün.
Temperature:	Rapor tarihindeki en yüksek ve en düşük hava sıcaklıkları	Bir veritabanı tutulmalı! Aynı bölgede başka bir iş için teklif verilirken, ya da bir sonraki yılın iş planı revize edilirken çok önemli bir bilgidir.
Wind Speed:	Rapor tarihindeki en yüksek ve en düşük rüzgar hızı.
Humidty:	Projenin özeliğine göre rapora nem, basınç v.b diğer bilgiler eklenebilir.
Weather Condition:	Havanın durumu kısmında, yağmur, kar, sis v.b. bilgiler verilir.
Lost Working Hour due to weather (LWDW) :	Kötü hava şartları nedeniyle o günkü kayıp iş saati.
Workman Timesheet:	Personel puantajı.  Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Subcontractors’ List	Altyüklenici listesi, puantaj ile birleştirilebilir. Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Machinery / Equipment Timesheet (Active/Pasive):	Makine ekipman puantajı. Makine ekipmanın adı, adedi verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Work Progress/Work Performance:	Sahada yapılan imalatlar yazılmalı. Performans için planlanan imalatlar ile karşılaştırılmalıdır. “Work Progress” ve “Work Performance” yazılarında konuya ayrıntılı bir şekilde değinilmiştir. (Ertesi günün yapılacak işlerinin günlük faaliyet raporunun konusu kapsamında olmadığını inanıyorum. Bu detaydaki planın günlük olarak yazılması zamanla monoton ve hedeften sapmış bir iş oluyor, yazılmıyor. Bunun yerine  “2 weeks look ahead” kısmının düzenli tutulması yeterli olacaktır.) Ertesi günün işleri bölüm bazında yapılacak toplantılar ile belirlenmelidir. Günlük rapor için kalabalık ve detay bilgidir. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
2 Weeks Look Ahead Milestones:	Rapor tarihinden itibaren 7 ve 14 gün içinde planlanan önemli işler buraya yazılmalı. Ivır zıvır işler yer tutsun diye kilometre taşı olarak eklenmemeli. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
HSE Logs:	İş ve İşçi Sağlığı ile ilgili önemli kayıtlar buraya yazılmalı. Kaza sayısı, kayıp adam saat v.b.	Bir veritabanı tutulmalı!
QA/QC Logs:	Kalite güvence ve kontrol konusundaki kayıtlar buraya yazılmalı, önerim, açık uygunsuzluk sayısının burada yazılmasıdır.	Bir veritabanı tutulmalı!
Site Photos:	Saha fotoğrafları.

Veritabanı oluştur ve tut

En önemli konu “İlgili bilgiler için veritabanı oluşturulup, tutulması” dır. Ofis işlerinde en büyük eksiklik de buradadır. Büyük şirketlerin bu işi yapan paket programları bulunmaktadır. Puantaj, sipariş takibi v.b. Bu programlar şantiyenizde mevcut ise şanslısınız, yok ise kendiniz bir sistem kuracaksınız. Bunun dışında, günlük hava durumunu tutmak için de bir paket program almayacağınız için, bu bilgiyi bir çizelgeleme programında, veritabanı mantığı ile tutmanız sizin becerinize kalmıştır.

Günlük Raporun derlenmesi bir kişinin görevi olabilir ama oluşturulması kesinlikle bütün şantiye ekibinin alt raporlamaları doğru bir şekilde yapmasına bağlıdır. Bu görevin personel tarafından özümsenmesi şantiye şefinin görevidir. 

Örnek:

İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.