İleri Seviye Dosya Tanımlama

Dosya isimlendirmenin/tanımlamanın ileri seviyesi mi olurmuş diye soruyor olabilirsiniz ama sektöre bakınca bu bölümü bu şekilde isimlendirmeyi uygun gördüm :)

Metadata’yı genel olarak veri hakkında bilgi olarak özetleyebiliriz. Bir dosyayı örnek verirsek; bu dosyanın içindekiler bizim için bir veridir. Dosyaya vereceğimiz isim ise bu veri hakkında bir bilgidir. Belki bugüne kadar hiç dikkat etmediniz ama dosyanın içerisindeki bilginin ne olduğu bugüne kadar sadece dosya adı ile tanımladık. (Dosya uzantılarını hali hazırda yazılımcılar tarafından kullanmaktaydı.) Durum böyle olunca upuzun dosya isimleri kaçınılmaz oldu. İşletim sistemlerinin izin verdiği ölçüde uzattık biz de dosya isimlerini. “Havaalanı Terminal 3012 Elektrik İşleri – Alçak Gerilim Gerçekleşen ve Planlanan Montaj İşleri Yüzde İlerlemeleri.xlsx”

“Metadata” (üstveri) kavramını biraz detaylı incelemek isteyenler aşağıdaki linkten sayfaları okuyabilirler;

http://www.google.com.tr/search?hl=tr&safe=active&q=metadata+nedir%3F&aq=f&aqi=&aql=&oq=

Gelin dosyanın içerdiği veri hakkındaki bilgiyi dosya ismi haricinde bir yerlere daha yazalım. Aramalarımız daha kolay olsun. Dosyayı kullanan insanlar daha fazla veri hakkında bilgi edinsinler.
Örnek verecek olursak. Aylık olarak hazırladığınız “İlerleme Özeti” diye bir yazı var. Her ayın sonunda hazırlıyorsunuz.

Metni yazdınız. Yayımlamaya hazır. Sol üstteki “Windows” tuşuna gelin. Açılan menüden “Prepare” çıkan seçeneklerden de “Properties”i seçin.

Bir kutu açıldığını göreceksiniz. “Author”, “Title”, “Subject”, “Keywords”, “Category”, “Status” ve “Comments” bölümlerini başlıkları ile alakalı bir şekilde doldurabilirsiniz.

Eğer “Document Properties” yazan yere tıklayıp “Advanced Properties”i seçerseniz. Daha ilginç ve kullanışlı bir yer gelir karşınıza.

Hazırladığınız dokümana istediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Mesela ben “Proje Alanı” adında bir bilgi tanımladım ve “Value” olarak “Genel” dedim. Burada ustalık artık size kalıyor. İsterseniz teknik ofis personelinin adını tek tek buraya girmelerini sağlar ve kişi bazında dosya araması yapabilirsiniz.

Bunların dışında. Dosyayı kapatıp, işletim sistemine döndüğünüzde, dosyanın üzerine sağ tıklayıp “Properties”i seçtiğinizde de ilgili bilgi tanımları ve değerlerine ulaşabiliyorsunuz.

Dosya İsimlendirme

Sadece teknik ofislerde değil tüm ofislerde dijital dokümanlarda uygulanması basit ama bir o kadar özensiz davranılan konuların başında dosya isimlendirmesi gelir.

Her ne iş yapıyorsanız yapın, hazırladığını dokümanı kullanacak kişilerin amacını ve nasıl kullanacaklarını öğrenmeniz sizin açınızdan fark yaratacak, bu işe verdiğiniz özeni ve farkındalığınızı gösterecektir.

Periyodik olarak gönderdiğiniz şantiye faaliyet raporlarınızın adı “Haftalık Rapor.xlsx”, “Aylık Rapor.pdf” veya “Günlük Rapor.doc” v.b. ise, sizin bu yazımı okuyarak acilen harekete geçmeniz gerekecektir.

Aslında “Doküman Kontrol” hatta “Content Management” gibi daha geniş konulara kadar uzanan bu örneğimizde işi bu kadar büyütmeden 3 aşamada dosya ismini nasıl kullanışlı ve düzgün bir şekilde vereceğimize değineceğiz.

Yayımladığınız doküman/raporların isimleri yukarıda verdiğim örneklerdeki gibi yanlış bir şekilde verildiğine göre bir doküman numaralandırma sisteminiz olmadığını düşünüyorum.(Zaten bu yazıda da bu varsayımı yaparak sizinle bazı ipuçlarını paylaşmak istedim.)

3 aşamadan bahsedelim;

1) Çalıştığınız projenin firmanın tek projesi olmadığını düşünür ve merkez ofistekilerin sizin gibi diğer şantiyelerden gelen raporları da “Günlük Rapor.doc” olarak aldığını düşünürsek. Bu raporları toplayan arkadaş, bu dokümanları toplayıp dosya isimlerine birer proje kodu ekleyeceği açıktır. İşte bizde birinci aşamada bunu yapacağız. Dosyanın başına projenizin kodunu yazacağız.

“Yalova Havaalanı Projesi” = YHP

“YHP Günlük Rapor.doc”

2) ikinci aşamada, dokümanın içeriğini “kısa” “net” ve “anlaşılır” olarak dosya ismine yazacağız. “Günlük Rapor”, “Puantaj”, “Betonarme İş Programı” v.b. Projenin İş Kırılım Yapısı (WBS) ya da mahalleri, sistemli bir şekilde bu kısımda yazılabilir. “Apron-Betonarme İş Programı”, “Terminal Binası-Elektrik İşleri” v.b. Örneğimizde bu zaten mevcut.

3) Üçüncü aşamada ise her projenin en önemli başarı parametresi olan “zaman” bilgisini gireceğiz. Bu bilgi inşaat işlerinde genellikle “gün” olarak girilir ama iş programı ile ilgili yoğun çalışmalar yaptığımda saat ve dakika bilgisini girdiğimi de ifade etmek isterim. Buradaki kritik nokta ise zaman bilgisi olarak tarihi TERS yazacağız, saat bilgisini (gerekirse)ise 24 saatlik ölçü birimleri ile DÜZ yazacağız ki; benzer dokümanları aynı klasörde topladığımızda işletim sistemi dosyalarımızı zaman sırasına dizsin.

“YHP Günlük Rapor 2011.03.17.xlsx”

“YHP Betonarme İş Programı 2011.03.17 1442.prx” v.b

Dosya isimlerinde tarihi ters yazmak özellikle fotoğraflarda çok işinize yarayacaktır.

Bu üç konuya dikkat ederseniz, dijital ortamda dosyalamalarınızın daha derli toplu olduğunu ve aradığınızı artık kolaylıkla bulduğunuzu göreceksiniz. Sizinle birlikte çalışan arkadaşlarınızın da gereksiz zaman kaybını önlemiş olacaksınız.