Planlama Departmanının Sorumlulukları

İnşaat sektöründe “Planlama”, kelime olarak en çok tekrarlanan ama uygulanmaya geldiğinde eksik bırakılan iştir. Diğer taraftan dünya inşaat sektöründe de yeni bir konu olması ile, farklı firmalarda, farklı iş tanımları, sorumluluklarla karşılaşılmaktadır. Peki inşaat işlerinde planlama ve sorumlulukları nedir?

Bu yazıda planlama departmanın sorumluluğuna genel bir hat çizilecektir. Bu sayede yeni bir projeye başlandığında hem planlama ekibi neler hazırlaması gerektiğini sıralı bir şekilde görecek, hem de proje ekibi planlama ekibinden neler istemesi gerektiğini bilecektir. 

Planlama “departmanı/ekibi” olarak belirtilmesinin amacı, belirli bir büyüklüğün üstündeki projelerde, aşağıda sayılacak işleri tek bir mühendisin yapmaya zamanının ve gücünün yetemeyeceğidir. Bu yüzden sorumlu, planlama mühendisi yerine, departmanı/ekibi olarak kullanılmıştır.

İş Programının Oluşturulması: 

Ana iş programı veya detaylı inşaat iş programı, projenin mevcut durumuna göre, ilgili departmanların katılımı ve proje müdürünün liderliğinde, planlama ekibi tarafından hazırlanır. İş programındaki dar boğazlar, riskler ve yöntem değişikliği önerileri bu bölümde yapılır. İş programının son hali proje bütçesinin oluşturulması için kullanılır.

İş Programının Güncellenmesi:

Oluşturulan iş programının güncelleme sıklığı işin büyüklüğü ve planlama ekibinin gücüne göre belirlenir. Diğer taraftan iş programı güncelleme metodolojisi oluşturulmalıdır. En eski güncelleme yöntemi, çıktıların alınıp, projeksiyon sisteminin karşısına geçilerek, ilgili kişilerin, gerçekleşen başlama, yüzde ilerleme ve bitiş tarihlerinin, iş programına girilmesidir. Bu yöntemdeki % ilerleme tahmini tamamen ilgili kişinin öngörülerine bağlıdır. Somut bir hesaba dayanmaz, kontrolü zordur.

Diğer bir iş programı güncelleme yöntemi ise iş programındaki ana iş kalemleri bazında ilgili imalatçıdan (taşerondan) günlük/haftalık/aylık faaliyet raporu alınmasıdır. Bu raporlarda keşif metrajının yanı sıra rapor periyodu boyunca gerçekleşen ilerleme alınır. Başlama ve bitiş tarihleri yakından takip edilir. Raporlardan alınan bilgiler, iş programına işlenir. Bu yöntemdeki bilgiler somuttur, ölçülebilir ve kontrol edilebilirdir. 

Planlanan ve gerçekleşen tarih ve ilerleme karşılaştırması bu bölümde yapılır. Süresel sapmalar, muhtemel riskler ve uyarılar raporlanır.

Miktar Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: 

İş programına ana imalat kalemlerinin miktarları yüklenir ve bu miktarların aylık dağılım grafikleri oluşturulur. En popüler grafikler; aylık beton döküm, kalıp ve demir montaj grafikleridir.

Adam Saat Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: İş programındaki ana imalat kalemleri, miktarları belirlendikten sonra, standart birim adam saatler (üretkenlik kat sayıları) ile çarpılarak imalatların adam saat hacmi bulunur. Standart adam saat bilgisinin aylara dağılımı hesaplanarak, projenin başında hazırlanması gereken en önemli grafiklerden biri olan planlanan ilerleme (S Curve) grafiği çizilir.

Planlanan % ve Gerçekleşen % karşılaştırması: Sahadan alınan faaliyet raporları yardımı ile gerçekleşen miktarların, standart birim adam saatler ile çarpımından gerçekleşen standart adam saat hesaplanır. Bu adam saat bilgisi gerçekleşen % hesabında kullanıp, planlanan ilerleme%’leri (S Curve) ile karşılaştırılır. 

Not: Gerçekleşen adam saat ile gerçekleşen standart adam saat farklı şeylerdir, birbiri ile karıştırmamak gerekir. Gerçekleşen adam saat, ancak sahada fiili çalışan işçinin, teknik puantajı ile hesaplanabilir. Bu bilgi ile verimlilik hesaplanabilir.

Projenin Planlanan İşçi Sayısı (Man Power) Grafiği: 

Aylık adam saat yükleri o ayki çalışma saatine bölünür ve o ayki ortalama işçi sayısı hesaplanır. Örneğin Ocak ayı içerisinde 137.000 adam saat hesaplanmış ise. Günde 9 saat, ayda 26 gün çalışma ile ( 9x26= ) 234 saat çalışılacağı bulunur. 137.000/234 işleminden 586 kişinin gerekeceği hesaplanır. Proje başındaki bu hesaplar Mobilizasyon alanındaki İşçi Kampı kapasitesinin hesaplanmasında ve tasarımında kritik önem taşır. Diğer taraftan aylık adam sayıları aylık olarak planlanan ile karşılaştırılır. İş programından hesaplanan işçi sayılarına ulaşılamaması projedeki muhtemel gecikmeyi haber verir.

Maliyet Bilgisinin İş Programına Girilmesi ve Tahakkuk Bazlı Gelir-Gider Hesabı: 

Yukarıdaki saydığımız işler yoluna girer ve kesintisiz ilerlerse, planlama ekibi maliyet bilgisini iş programına girebilir. Bu sayede tahakkuk bazlı gider grafiği çizilmiş olur. Daha gerçekçi bir gider grafiği için büyük satın alımların avans ve malzeme ödemeleri hesaba manuel girilebilir.

Gelir bilgisi iş programına farklı yöntemler ile girilebilir. Bu noktada sözleşme ve iş tipiniz belirleyicidir. Ana iş kırılımları, taşeronlar bazında oluşturulan hamak (level of effort) aktivitelere veya milestonalara gelir bilgisi atanabilir.  Gelir bilgisine, tahakkuktan bir ay sonra gerçekleşme (1 ay lag) verilirse gerçeğe daha yakın bir gelir grafiği elde edilmiş olunur. 

Yukarıda saydığımız sorumluluklar standart bir projede, planlama ekibinden beklenen işlerin iskeletini göstermektedir. Her projede ufak kapsam değişikliklerinin olması muhtemeldir. Saydığımız  ana sorumlulukların detaylandırılması ve geliştirilmesi ise ilgili mühendislerin yeteneğine kalmıştır. Primavera v.b. bir zaman çizelgeleme yazılımının kullanımı ise hesaplamalardaki hata riskini düşürür, revizyon ve farklı senaryo çalışmaları için gerekli süreyi kısaltır, görselliği yükseltir.

Her zaman kapsamınızdaki işlerin kalitesini bir adım öteye götürmeniz dileğiyle, bir sonraki yazıda görüşmek üzere.

Excel ile Basit İş Programı Hazırlama - Cumartesi ve Pazar Hesaba Katılmış 3. Çözüm

Daha önce aşağıdaki formata benzer bir iş programı oluşturmuştuk. Fakat bunu yaparken tatil günlerini işlemlerimizde kullanmamıştık. Öncelikle kendi belirleyeceğimiz 2 tatil gününü dikkate alarak iş programı oluşturmayı denedim ama süreç karmaşık bir hal alınca alıştırma olarak cumartesi ve pazar tatil günlerine döndüm. Yine de altyapıyı tatil gününü değiştirebileceğimiz şekilde hazırladım.

Aslında Office 2010 versiyonunda haftanın hangi günlerinin tatil olduğunu belirleyebildiğiniz yeni bir formül var, bu formül kullanıldığı taktirde zaten elle formül yazmaya gerek kalmıyor. Bunu keşfettiğimde dosyayı zaten hazırlamış olduğum için bozmak istemedim. İlgilenenler için aşağıda link var.

http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/networkdays-intl-function-HA010354379.aspx

Excelin gelişmiş ayarlarındaki formülleri gösterme seçeneğini kullanarak hazırladığımız formüllerin ne işe yaradığını inceleyelim. Bunun için ekranın sol üst köşesindeki office düğmesine tıklayıp, açılan penceredeki excel seçeneklerine tıklayalım.

Karşımıza çıkan penceredeki gelişmiş sekmesine tıklayalım ve bu çalışma sayfasının seçeneklerini göster başlığı altındaki hücrelerde formüllerin hesaplanmış sonuçları yerine formülleri göstere tik atalım ve tamama tıklayalım.

İlk olarak daha önce yaptığımız gibi proje tarihini girmemiz gerekli. Ardından projedeki tatil günlerini tanıtmalıyız. Bunun için B19-B20 hücrelerine tatil günlerini girmeliyiz.

Şimdi formülleri incelemeye başlayabiliriz. C kolonundaki formülün görevi elle girilen başlangıç tarihinin tanımlı tatil gününe gelip gelmediğini kontrol etmek. Bu karşılaştırmayı yapmak için H18 hücresinden itibaren bir kontrol oluşturmalıyız. (Bu kontrol görsel olarak gerekli olmadığı için metni beyaz yapılarak gizlenmiş durumda.) H18 hücresine =YADA(H2=$B$19;H2=$B$20) formülünü girip takvimin son gününe kadar sürükleyelim. 18.satırdaki bu formül tatil gününe denk gelirse doğru, gelmez ise yanlış sonucunu verecek. C kolonundaki yatayara formülü elle girilen tarihi takvimin en üst satırındaki tarihler arasında buluyor, ardından 18 satır aşağı iniyor ve buradaki sonucu hücreye atıyor.

D kolonundaki formül ise aynı işlemi elle girilen başlangıç tarihinin bir gün sonrası için yapıyor. Eğer başlangıç tarihi tatil gününe denk geldi diye bu tarihi bir gün sonraya atarsak ve bir gün sonrası da yine tatil gününe denk gelirse sorunla karşılaşmamak için böyle bir yol izlemeliyiz.

E kolonundaki formül ise başlangıç tarihinin tatil gününe denk gelmesi durumunda bir gün sonrasının da tatile gelip gelmediğini kontrol ederek başlangıç tarihini revize ediyor.

F kolonunda bir formül yok, buraya aktivite sürelerini elle giriyoruz.

H kolonunda ise exceldeki işgünü fonksiyonu kullanılarak bitiş tarihi hesaplanıyor. Bu formül cumartesi ve pazarı tatil sayıp, başlangıç gününden sonra aktivite süresi kadar iş günü ekler ve bitiş tarihini hesap eder.

Takvim için kullandığımı formüller daha önce kullandığımız formüller ile aynı, onları tekrar anlatmıyorum.

Tatil günlerini tanımlarken yazma hatalarına karşı aşağıdaki gibi dropdown list eklemekte fayda var.

Bu listeyi hazırlamak için listede gözükmesini istediğimiz günleri alt alta olacak şekilde A22:A28 hücrelerine yazalım. Daha sonra veri sekmesindeki veri doğrulama düğmesine tıklayıp tekrar veri doğrulamayı seçelim.

Karşımıza çıkan pencerede izin verilen tür olarak listeyi seçelim.

Kaynak olarak ise A22:A28 aralığını seçelim ve tamama tıklayalım. Şimdi aynı işlemi ikinci tatil günü içinde yapalım. Ardından A22:A28 hücrelerindeki metni beyaz yaparak saklayalım, bu öğelere de görsel olarak ihtiyacımız yok. Küçük bir not, metni saklamak yerine A22:A28 hücrelerini temizlerseniz, boş bir dropdown list açılır.

Şimdi takvimi nasıl renklendirdiğimizi anlatalım. H3 hücresine aşağıdaki biçimlendirme formülünü ve formatını girip, biçim boyacısı ile takvimin son gününe kadar taşıyalım. Bu formül 3.satırdaki tek harfli takvim günlerini kırmızıya boyamak için gerekli.

Aktivite sürelerini boyamak için ise H7 hücresine 2 farklı formül girmeliyiz. Birinci formül o günün tatil günü olup olmadığını kontrol ederek kırmızıya boyamak için, ikinci formül ise o günün aktivitenin başlangıç ve bitiş tarihi arasında olup olmadığını kontrol edip gerekli boyamayı yapmak için gerekli. Koşullu biçimlendirme yaparken eğer iki formüldeki koşulda sağlanırsa excel üstte kalan biçimlendirmeyi yapar. Eğer yazdığınız formül alttaysa üste çıkarmak için mavi renkli oku kullanabilirsiniz.

Formülleri aşağıdaki resimlerde görmeniz mümkün. Son olarak H7 hücresini önce aşağıya son aktiviteye kadar sürükleyelim ve sonrasında takvim sonuna kadar sağ tarafa doğru sürükleyelim. İş programımız hazır.

Bu dosyanın size ne gibi yararı olabilir? Eğer raporlama yaptığınız kişi primavera-ms project gibi popüler programları bilmiyor, excel gibi daha sade formatlarda raporlama istiyor ise iş programının excel çıktısını alarak aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini E ve G kolonlarına elle taşıyabilirsiniz. Böylelikle her raporlama zamanı hücre boyamaktan kurtulmuş olursunuz.

Excel ile Basit İş Programı Hazırlama - 2.Çözüm

Daha önce hazırladığımız iş programını grafik üzerine işlemeyi denemiştik. Şimdi biraz daha düzgün bir format oluşturmayı deneyelim. Aşağıdaki gibi bir formatla işe başlayalım.

İlk olarak proje tarihini girelim. Buradaki örnekte 07.02.2012 tarihi girilmiş. Şimdi takvimin ilk gününü proje tarihi olarak atayalım. Bunun için E1 hücresine =B4 yazalım. Bu tarihin haftanın hangi gününe denk geldiğini görmek için E2 hücresine =METNEÇEVİR(E1;"gggg"). Eğer bu hücrenin gereksiz uzun olduğunu düşünüyorsanız E3 hücresine =SOLDAN(E2;1) yazabilirsiniz. Bu hücrelerin metin yönlendirmesini istediğiniz bu şekilde ayarlamak için hücreye sağ tıklayıp hücreyi biçimlendire tıklayınca karşınıza çıkan pencerenin hizalama sekmesindeki yönlendirmeye 90 derece yazabilirsiniz. Biçimlendirmeyi tamamladıktan sonra E1:E3 hücrelerini seçip takvimin devam etmesini istediğiniz güne kadar ekranın sağ tarafına doğru sürükleyerek takvimi oluşturabilirsiniz.

Takvimimiz ve aktivitelerimiz hazır olduğuna göre koşullu biçimlendirme ile aktiviteleri takvim üzerine nasıl işaretleyebileceğimizi deneyelim. Bunun için E7 hücresini seçelim ve giriş sekmesindeki koşullu biçimlendirmeye tıklayalım. Açılan pencereden yeni kurala tıklayalım.

Kural türü olarak biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullana tıklayalım ve formül olarak =VE(E$1>=$B7;E$1<=$D7) yazalım. Bu formül takvim gününü iş programındaki aktivite başlangıç ve bitiş günleriyle karşılaştırıyor ve iki koşulunda sağlanması durumunda (takvim gününün aktivite başlangıç ve bitiş tarihi arasında olması durumunda) doğru değerini alıyor. Formul doğru değerini alırsa hücre biçimlendirmesi önizlemedeki hale gelecek.

Bu biçimlendirmeyi yapmak için ise biçimlendire tıklayalım. Karşımıza çıkan penceredeki dolgu sekmesine tıklayalım ve yeşil renkli butona ve ardından tamama tıklayalım.

Gördüğünüz gibi formül doğru değerini aldı ve koşullu biçimlendirme hücreyi yeşile boyadı.

Bu formülü her hücreye tek tek girme şansımız olmadığından, bu hücreyi aşağı doğru sürükleyerek koşullu biçimlendirmeyi diğer aktivitelere de taşıyalım.

Şimdi E7:E15 hücrelerini seçelim ve takvimin son gününe kadar ekranın sağ tarafına doğru sürükleyelim.

E7 nolu hücreye dönecek olursanız, iş programımızın oluştuğunu göreceksiniz.

Excel ile Basit İş Programı Hazırlama - 1.Çözüm

Elimizde aşağıdaki gibi basit bir iş programı olduğunu varsayalım ve grafiği oluşturmaya başlayalım.

Ekle sekmesinden iki boyutlu yığılmış çubuk grafik tipini seçelim.

Karşımıza boş bir grafik çıktı. Şimdi elimizdeki serileri grafiğe ekleyelim. Bunun için grafiğe sağ tıklayıp veri seçe tıklayalım.

Karşımıza çıkan pencereden ekle butonuna tıklayalım ve ekleyeceğimiz seriye ait seri adı ve seri değerlerini seçelim ve tamama tıklayalım. Önce başlangıç tarihlerini girelim(B2-B6 hücreleri), ardından süreleri gireceğiz(C2-C6 hücreleri). Bitiş tarihlerini girmemize gerek kalmayacak.

Gördüğünüz gibi elimizdeki grafikte aktivite isimleri 1-2-3-4-5 şeklinde ve tarihler üst üste geçmiş durumda.

Bu karışıklığı düzeltmek için önce aktivite isimlerini değiştirelim. Yatay eksen etiketleri altındaki düzenle butonuna tıklayalım ve eksen etiketi aralığı olarak A2-A6 hücrelerindeki aktivite isimlerini seçelim ve tamama tıklayalım.

Tarih eksenini seçelim ve ekseni biçimlendire tıklayalım. Karşımıza çıkan penceredeki hizalama seçeneklerinde özel açı değeri olarak -45 derece girelim.

Şu an aşağıdaki gibi bir grafik elde ettik.

Şimdi mavi renkli başlangıç tarihi çubuğunu seçelim ve sağ tıklayıp veri serilerini biçimlendire tıklayalım.

Karşımıza çıkan penceredeki dolgu seçeneklerinden dolgu yok seçeneğine tıklayalım.

Dikkat ederseniz grafikteki aktiviteler tablomuzdaki sıranın tam tersi sıralanmış durumda. Bunu düzeltmek için aktivite eksenini seçelim ve sağ tıklayıp ekseni biçimlendire tıklayalım.

Karşımıza çıkan penceredeki eksen seçeneklerinden ters sırada kategorilere tik atalım.

Şimdi aktivite sıramız düzeldi. Dikkat ederseniz bu sefer de başlangıç tarihleri grafiğin üstüne taşındı. Bunu düzeltmek isterseniz aynı penceredeki yatay eksen kesişmelerini en yüksek kategoride olarak değiştirmeniz gerekli.

Şimdi başlangıç tarihleri eksenini biçimlendirelim. Grafik başında ve sonunda çok fazla boşluk olmasına ihtiyacımız yok. Bunun için başlangıç tarihleri eksenini seçelim ve sağ tıklayıp ekseni biçimlendire tıklayalım.

Şimdi eksen seçeneklerindeki en az ve en fazla seçenekleriyle biraz oynayalım. 40968 ve 40975 değerleri görsel açıdan tatmin edici. Bu değerler sizi yanıltmasın, bunlar aslında tarih formatındaki hücrelerin sayı formatına dönüştürülmüş hali.

Şimdi aktivite ve başlangıç tarihi eksenlerini seçelim ve giriş sekmesindeki metin boyutunu istediğimiz şekilde değiştirelim.

Son olarak aktivite sürelerini grafik üzerinde gösterelim. Bunun için kırmızı renkli çubuğa sağ tıklayıp veri etiketleri ekleye tıklayalım.

İş programımız tamamlandı.

Aktivite Kod mu, İKY (WBS) mi?

Bu yazıda; Primavera’da İş Kırılım Yapısı’nı (İKY) mı girelim yoksa iş programını Aktivite Kod’lar (Activity Codes) ile mi gruplayalım sorusuna cevap arayacağız.

Bu yazıdaki önemli noktalar;

Bir İKY’niz vardır. Bu İKY’yi Primavera’ya girmek istiyorsunuzdur.

Bu arada, İKY oluşturulması ayrı bir konudur, bunun Primavera’ya girilmesi ayrı bir konu. Bu yazımızın konusu İKY oluşturulması değildir.

İşin başında oluşturulan İKY’nin, işin tamamını kapsadığından emin olmak gerekir. İşin doğası gereği, İKY dışında kalan bir işin daha sonra programa eklenmemesi gerekir. Matematiksel olarak anlatırsak İKY’yi küme topluluklarına benzetebiliriz. İş kırılım kümlerinin bileşkesi proje kümesini vermeli, dışarıda bir iş kalmamalıdır. İKY ile öyle kümeler tanımlanmalıdır ki bu kümelerin kesişimleri olmamalıdır. Yani bir aktivite (bir iş) aynı anda sadece bir kümenin (bir kırılımın) elemanı olabilir.

Bu konuştuğumuz iki önemli nokta bize, kat, blok, mahal ya da bölge bilgisini İKY olarak kullanmamamız gerektiğini hissettiriyor. Ne olursa olsun bu bilgiler “Aktivite Kod” olarak girilmeli. Burada tek taraflı bir gerektirme oluştuğunu fark etmişsinizdir; her İKY kırılımı, Aktivite Kod olarak girilebilir ama her Aktivite Kod kırılımı İKY’ye girilemez. :)

Kendi Aktivite Kod uygulamalarımda hep bir yapı gözetmeye çalışmışımdır:

Kod 1: Kat bilgisi

Kod 2: Mahal Bilgisi

Kod 3: İKY 1. Kırılım

Kod 4: İKY 2. Kırılım v.b.

Diğer taraftan 42 yılını, Turner International firmasında, planlama işine vermiş Robert Kidney’in yaptığımız planlama çalışmalarında, bu konuda tamamen esnek davrandığını gördüm. Robert, Kod 1 olarak tanımlanan aktivite kodunda yeri geldiğinde “mahal” bilgisini yeri geldiğinde “kat” bilgisini ya da daha farklı bilgileri girerek “Layout”da, anlaması ve takibi kolay bir görünüm yaratıyor, İKY kullanmıyordu.

Benim size kişisel tavsiyem “İKY” tanımlamadan “Aktivite Kod”ları tanımlamanız. Aktivite Kod olarak tanımlayacağınız kırılımları da “Master Format” ve “Uniformat II” yi inceleyerek karar vermeniz.

Başka bir yazıda görüşmek dileğiyle.

İhale Sürecinin Planlanması

Yeni başlayacak bir projede konu iş programı olunca, ilk sorulan sorular ihale tarihleri ile ilgilidir. Hangi işin hangi tarihte ihale dilmesi gerektiği, hangi işlerin kritik, hangi işlerin ötelenebildiği değerli bir bilgidir ve bu bilgi ancak imalat iş programının ihale süreçleri ile bağlanması ile ortaya çıkar.

Kısıtlı ofis personeli ile proje başındaki bu iş yoğunluğunu ancak zeka, doğru teknik kullanımı ve verimli çalışma ile aşabilirsiniz. Hafriyat işlerine çalışmadan, üst yapı işinin ihalesine çalışan bir ekip emin olun ki zaman kaybediyordur.

Bugün, iş programında “İhale Süreci”nin nasıl planlanabileceğini göreceğiz. Çalıştığımız örnek ortalama değerler içerecektir. Süreleri projenin ve ihale paketinin özelliğine göre değiştirebilirsiniz ama 50 ihale paketi içeren hızlı bir çalışma yapsam aşağıdaki süreleri kullanırdım. Acil durum geçtikten sonra da ihale paketleri süreleri üzerinde işin uzmanları ile tek tek çalışırdım.

Aşağıdaki örnekte İngilizce terimler kullandım. Yurt dışındaki projelerdeki arkadaşlarımıza kolaylık olsun. Türkiye’deki çalışan arkadaşlarımız da İngilizcelerini öğrenmiş olsunlar.

İş programındaki altın kuralın hangi detayda çalışırsanız çalışın toplam süreyi doğru tahmin olmak olduğundan daha önce bahsetmiştik. İhale sürecini ister tek kalemde geçin, ister 3 aktivite ile, isterseniz 7 aktivite ile gösterin toplam süreyi gerçekçi tahmin etmelisiniz. Bu tip durumlarda benim uyguladığım yöntem “tüme varım”dır. ilgili, tekrarlayan işler için tipik bir ilişki tablosu kurar, onlara süreler tanımlar, toplam süreci bulmaya çalışırım. Konu ile ilgili aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Aktivite - Süre(gün)
A.0.0 Tender Preparation (10)
 A.1.0 Tender Package (10)
  A.1.a Instructions for Subcontractors (10)
  A.1.b Work Descriptions (10)
  A.1.c Specifications (10)
  A.1.d Work Schedule (10)
  A.1.e Draft Contract (10)
  A.1.f Draft Quantities or Drawings (10)
 A.2.0 Tender List (10)
B.0.0 Tendering (38)
 B.1.0 Tender Announcement (1)
 B.2.0 Gathering Quotations (30)
 B.3.0 Evaluation (7)
C.0.0 Contracting (14)
 C.1.0 Last Negotiation (7)
 C.2.0 Signing of Contract (7)

Daha önce de dediğim gibi buradaki iş kalemleri ve süreleri tamamen tahmindir.

Hazırlayacağınız iş programının detayına göre aşağıdaki paternlerden birini programa ekleyebilirsiniz.

Buradaki en önemli nokta, daha önceki aşamalarda ihaleye çıkılacak iş paketlerinin oluşturulmuş ve stratejilerin belirlenmiş olmasıdır. İhale sürecinin iş programının oluşturulmasında ve ihale paketlerinin bütçelerinin oluşturulup alınan teklifler ile karşılaştırılmasının önündeki en büyük engel “İş paketleri”nin oluşturulup hangisinin, hangi kapsam ile ihale edileceğinin kararlaştırılmamasıdır. Bu noktada projenin üst seviye yöneticilerine büyük görev düşmektedir.

İş Programı Hangi Detayda Hazırlanmalı?

İş programı hazırlarken, cevaplanması gereken önemli sorular vardır. Sorulardan en önemlisi iş programının hangi detayda hazırlanacağıdır. İş programında kullanacağınız detay derecesini belirlemenize yardımcı olacak faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz; 

1. İş programının hazırlanması için verilen süre

2. İş programının takibi ve güncellemesi için çalışacak olan planlama ekibi ve ilerleme takip sistemi

3. Bilgi

Hiç bir zaman size ihtiyacınız olan süreden fazlası verilmez, hatta çoğu zaman çok sıkışık takvimler ile çalışmanız gerekir. Elinizdeki sürenin değerlendirmesini yapmak ve iyi kullanmak için, "iş programı hazırlanmasının  iş programı" nın hazırlandığı olmuştur.

Firmanın ilerleme takip sisteminin olmaması ve planlama ile ilgilenen teknik kadro sayısının yetersiz  olması da iş programındaki detayı düşüren önemli etkenlerdendir. Bir hafta/ay sonraki güncellemesini yapamayacağınız iş programı hangi detayda olursa olsun çöpe gider. İş programında sizi dizginleyecek olan "Güncelleyebilir miyiz?" "Nasıl güncelleriz?" sorularını sık sık kendinize ve ekibinize sormayı ihmal etmeyin.

İş programının birincil amacı da "bilinmeyenlerin" yönetilmesidir. Bu nedenle ilk defa iş programı hazırlanacak bir projede kısıtlı ve eksik bilgi ile çalışmak çok doğaldır. Kısıtlı bilgiye sahip olunan kritik konularda, olabildiğince çok soru sormak proje ekibini yönlendirecek ve düşündürecektir. İş programınızı metinsel olarak tanımladığınız ve anlattığınız giriş bölümünde, sorulan sorulara alınan cevapları "Varsayımlar" adı altında paylaşmanız, kimi zaman sayfalarca hazırlanmış iş programlarından çok daha faydalı olacaktır.

Diğer taraftan bilginin kısıtlı olması nedeniyle programdaki detayın da az olması normaldir. Literatürde, hazırlanan iş programın kısıtlı detaya sahip olması ve zamanla yaklaşan işlerin belirsizliklerinin azalması ile detaylandırılması yöntemine bir ad verilmiş “Rolling Wave”. İşleri baştan kabaca, gerekli zaman ve önemli kaynakları belirleyerek planlamak ve ilgili imalat yaklaştıkça detaylandırmak, bir iş programı geliştirme metodudur. 

Ancak bu metodu uygularken aşağıda bahsettiğim planlamanın altın kuralına dikkat etmek önemlidir; ileride detaylandırılan işlerin toplam süresinin, daha önce tek kalem olarak tanımladığınız işin süresini geçmemelidir. Örnek için aşağıdaki çizimi inceleyebilirsiniz.

Bu bahsettiğimiz toplam süre tahmini, deneyimin ve öngörü yeteneğinizin konuştuğu noktadır. İşin uzmanlarından yardım almayı kesinlikle atlamayın.

Amacınız; eldeki bilginin, ekibin ve zamanın değerlendirmesini iyi yapıp, bu süre içinde üretilebilecek, proje ekibini yönlendirecek, en iyi programın hazırlamasıdır. Yukarıda anlatılan ana konular üzerinde yapacağınız çalışmalar, amacınıza ulaşmanızda size çok yardımcı olacaktır. İş programının hazırlanmasının ve takibinin bir ekip işi olduğunu hatırlatır, işlerinizde kolaylık dilerim. 

Sağlıcakla kalın.

İş Programı Nasıl Olmalı?

Kısa bir soru ama cevabı uzun. Herkese göre de değişen bir cevap belki. Bazı organizasyonlar bu konuda standartlar yazmışlar, PMI gibi, gayet de teknik ve yararlı olmuş, incelemenizi öneririm. Bu konuya ben de eklemeler yapmak istedim.

1. İş programı öncelikle ana sözleşmeye uygun olmalı. Ana sözleşmeye uygunluk nedir? Eğer İşverenin sözleşmede “İş Programı” maddesi altında istekleri varsa, iş programı bunları karşılamalıdır.

1.a. İş programının belirli bir yazılım ile hazırlanması istenmiş olabilir. (Primavera, MS Project, Asta PowerProject, vb.)

1.b. Aktivitelerin süreleri, isimlendirilmesi, numaralandırılması hakkında kısıtlamalar veya istekler bulunabilir.

1.c. Programda gözükmesi istenen kilometre taşları (milestone’lar) belirtilmiş olabilir. (Avans ödemesi, yer teslimi, geçici ve kesin kabuller, garanti süresi vb.)

2. Ana sözleşmedeki isteklere cevap veren bir iş programındaki ikinci önemli konu ise, proje yönetim ekibi ile kararlaştırılmış kilometre taşlarıdır. Proje süresince yüzlerce kez revize edilecek iş programında nesnel bir karşılaştırma yapılabilmesi için bu kilometre taşları çok önemlidir.

İş programı ile ilgili ilginç tespitler!

Uzun süreli, (2-3 yıldan uzun süren), tasarım aşaması henüz tamamlanmamış projelerin, proje başlangıç dönemlerinde, kısa zamanda, az bilgi ile hazırlanan iş programları, özellikle yüksek mercilere sunulur. Bu kısa zamanda hazırlanan iş programından çıkan veriler yorumlanır ve patrona, işverene, kredi talep ettiğiniz bankanıza sunulur. Yıllar süren proje süresi içinde sürekli bu hazırlanan iş programı üzerine oturttuğunuz zaman çizelgesindeki, bütçedeki ve ilerlemelerdeki sapmalarınız ile sorgulanırsınız.

Demek oluyor ki projenin başında, en kısıtlı kaynakları, en verimli şekilde kullanıp, en doğru bilgiyi elde etmeye çalışıyoruz. Bu yüzden projelerin başlangıçları hep sancılı olur.