Günlük Faaliyet Raporu

Amaç

Şantiye günlük faaliyet raporunda neler olması gerektiği konusunu internette araştırırken, proje yönetim programlarıyla bütünleşmiş yazılımlarla karşılaştım. Bu yazıda, her hangi bir yazılım kullanılmasa da sistemli bir şantiye günlük faaliyet raporunun nasıl olması gerektiğinden bahsedeceğim. Zaten eğer sisteminiz yoksa yazılımlar da size yardımcı olmayacaktır. Yazılımlar birer araçtır, araçları kullanabilmek için öncelikle sizin ne yaptığınızı ve niçin yaptığınızı iyi bilmeniz gerekmektedir.

Günlük Faaliyet Raporu İçeriği

İnternet araştırmalarımda karşılaştığım kaynaklardaki günlük rapor içeriklerini derledim ve aşağıda listeledim. (Bu başlıkları İngilizce yazıyorum, uluslar arası bir projede kullanılmayacaksa kolayca Türkçe’ye çevirebilirsiniz.)

Günlük Faaliyet Raporu İçerik Önerisi

Project Name, Project Code, Date, Project Duration, Days Passed, Days Remaining, Temperature, Wind Speed, Weather Condition, Lost Working Hour due to weather, Workman Timesheet, Subcontractors’ List, Machinery / Equipment Timesheet, Work Progress, 2 Weeks Look Ahead Milestones, HSE logs, QA/QC logs, Site Photos.

Her başlığı, tanımını ve başlık hakkındaki görüşümü içeren tablo aşağıdadır.

Başlık	Tanım	Görüş
Project Name	Projenin sözleşmede geçen adı buraya yazılacak.
Project Code	Projenin kısaltılmış ismi (Kod) buraya yazılacak. (YAHAP: Yalova Havaalanı Projesi)
Report Type	Rapor tipi. (Günlük Rapor, Haftalık Rapor, Aylık Rapor v.b.)
Report Number	Rapor sıra numarası.
Date	Raporun kapsadığı tarihtir. Yayımlanma tarihi değil.
Project Duration	Projenin hedef İş programındaki süresi (İsteğe bağlı)
Days Passed:	Projenin başlamasından rapor tarihine geçen gün.
Days Remaining	Rapor tarihinden, projenin bitimine kadar kalan gün.
Temperature:	Rapor tarihindeki en yüksek ve en düşük hava sıcaklıkları	Bir veritabanı tutulmalı! Aynı bölgede başka bir iş için teklif verilirken, ya da bir sonraki yılın iş planı revize edilirken çok önemli bir bilgidir.
Wind Speed:	Rapor tarihindeki en yüksek ve en düşük rüzgar hızı.
Humidty:	Projenin özeliğine göre rapora nem, basınç v.b diğer bilgiler eklenebilir.
Weather Condition:	Havanın durumu kısmında, yağmur, kar, sis v.b. bilgiler verilir.
Lost Working Hour due to weather (LWDW) :	Kötü hava şartları nedeniyle o günkü kayıp iş saati.
Workman Timesheet:	Personel puantajı.  Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Subcontractors’ List	Altyüklenici listesi, puantaj ile birleştirilebilir. Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Machinery / Equipment Timesheet (Active/Pasive):	Makine ekipman puantajı. Makine ekipmanın adı, adedi verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Work Progress/Work Performance:	Sahada yapılan imalatlar yazılmalı. Performans için planlanan imalatlar ile karşılaştırılmalıdır. “Work Progress” ve “Work Performance” yazılarında konuya ayrıntılı bir şekilde değinilmiştir. (Ertesi günün yapılacak işlerinin günlük faaliyet raporunun konusu kapsamında olmadığını inanıyorum. Bu detaydaki planın günlük olarak yazılması zamanla monoton ve hedeften sapmış bir iş oluyor, yazılmıyor. Bunun yerine  “2 weeks look ahead” kısmının düzenli tutulması yeterli olacaktır.) Ertesi günün işleri bölüm bazında yapılacak toplantılar ile belirlenmelidir. Günlük rapor için kalabalık ve detay bilgidir. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
2 Weeks Look Ahead Milestones:	Rapor tarihinden itibaren 7 ve 14 gün içinde planlanan önemli işler buraya yazılmalı. Ivır zıvır işler yer tutsun diye kilometre taşı olarak eklenmemeli. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
HSE Logs:	İş ve İşçi Sağlığı ile ilgili önemli kayıtlar buraya yazılmalı. Kaza sayısı, kayıp adam saat v.b.	Bir veritabanı tutulmalı!
QA/QC Logs:	Kalite güvence ve kontrol konusundaki kayıtlar buraya yazılmalı, önerim, açık uygunsuzluk sayısının burada yazılmasıdır.	Bir veritabanı tutulmalı!
Site Photos:	Saha fotoğrafları.

Veritabanı oluştur ve tut

En önemli konu “İlgili bilgiler için veritabanı oluşturulup, tutulması” dır. Ofis işlerinde en büyük eksiklik de buradadır. Büyük şirketlerin bu işi yapan paket programları bulunmaktadır. Puantaj, sipariş takibi v.b. Bu programlar şantiyenizde mevcut ise şanslısınız, yok ise kendiniz bir sistem kuracaksınız. Bunun dışında, günlük hava durumunu tutmak için de bir paket program almayacağınız için, bu bilgiyi bir çizelgeleme programında, veritabanı mantığı ile tutmanız sizin becerinize kalmıştır.

Günlük Raporun derlenmesi bir kişinin görevi olabilir ama oluşturulması kesinlikle bütün şantiye ekibinin alt raporlamaları doğru bir şekilde yapmasına bağlıdır. Bu görevin personel tarafından özümsenmesi şantiye şefinin görevidir. 

Örnek:

İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.