Haftalık Faaliyet Raporu

Giriş

Bu yazıda, her hangi sisteme bütünleşmiş yazılım kullanmadan sistemli bir haftalık faaliyet raporunun nasıl olması gerektiğinden bahsedeceğim. Zaten eğer sisteminiz yoksa yazılımlar da size yardımcı olmayacaktır. Sonuç olarak yazılımlar birer araçtır. Öncelikle sizin ne yaptığınızı ve niçin yaptığınızı bilmeniz gerekmektedir.

İnternet araştırmalarımda karşılaştığım kaynaklar, genellikle inşaat sektörü dışında kullanılan haftalık raporlara örnekler vermekte. Biz inşaatçılar, yazmayı pek sevmediğimiz için, bilgimizi deneyimimizi, ya ayaküstü sohbetler ile paylaşırız ya da dostlarla yenen bir akşam yemeğinde. Yazmanın ve yazarak paylaşmanın önemini umarım bir gün anlarız.

Haftalık Faaliyet Raporu İçerik Önerisi

Aslında Haftalık rapora, günlük raporun konsolide halidir diyebiliriz.

Aşağıda haftalık rapor için içerik önerisi ve her başlığın ne anlama geldiğini bulabilirsiniz. (Bu başlıkları İngilizce yazıyorum, uluslar arası bir projede kullanılmayacaksa kolayca Türkçe’ye çevirebilirsiniz.)

Başlık	Tanım	Görüş
Project Name	Projenin sözleşmede geçen adı buraya yazılacak.
Project Code	Projenin kısaltılmış ismi (Kod) buraya yazılacak. (YAHAP: Yalova Havaalanı Projesi)
Report Type	Rapor tipi. (Haftalık Faaliyet Raporu)
Report Number	Rapor sıra numarası.
Report Period	Rapor Dönemi, raporun kapsadığı tarih aralığıdır. (04/06/2011 – 17/06/2011 v.b.)
Project Duration	Projenin hedef İş programındaki süresi (İsteğe bağlı)
Days Passed:	Projenin başlamasından rapor dönem sonuna geçen gün.
Days Remaining	Rapor dönem sonu tarihinden, projenin bitimine kadar kalan gün.
Temperature:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük hava sıcaklıkları	Bir veritabanı tutulmalı! Aynı bölgede başka bir iş için teklif verilirken, ya da bir sonraki yılın iş planı revize edilirken çok önemli bir bilgidir.
Wind Speed:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük rüzgar hızı.
Humidty:	Projenin özeliğine göre rapora nem, basınç v.b diğer bilgiler eklenebilir.
Weather Condition:	Havanın durumu kısmında, rapor dönemki yağmurlu, karlı, sisli v.b. gün sayısı verilir.
Lost Working Hour due to weather (LWDW) :	Kötü hava şartları nedeniyle rapor dönemindeki kayıp iş saati.
Workman Timesheet:	Rapor dönemindeki personel puantajı.  Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Subcontractors’ List	Rapor dönemindeki altyüklenici listesi, puantaj ile birleştirilebilir. Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Machinery / Equipment Timesheet (Active/Pasive):	Rapor dönemindeki makine ekipman puantajı. Makine ekipmanın adı, adedi verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Work Progress/Work Performance:	Rapor dönemindeki sahada yapılan imalatlar yazılmalı. performans için planlanan imalatlar ile karşılaştırılmalıdır. “Work Progress” ve “Work Performance” yazılarında konuya ayrıntılı bir şekilde değinilmiştir. (Ertesi haftanın, “Etkin Yapım Listesi”ndeki işler için hedef miktarlar yazılmalıdır. Bu hedefler, hedef iş programından alınmalıdır. ) http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
2 Weeks Look Ahead Milestones:	Rapor tarihinden itibaren 7 ve 14 gün içinde planlanan önemli olaylar buraya yazılmalı. Ivır zıvır işler yer tutsun diye kilometre taşı olarak eklenmemeli. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
HSE Logs:	İş ve İşçi Sağlığı ile ilgili önemli kayıtlar buraya yazılmalı. Kaza sayısı, kayıp adam saat v.b.	Bir veritabanı tutulmalı!
QA/QC Logs:	Kalite güvence ve kontrol konusundaki kayıtlar buraya yazılmalı, önerim, açık uygunsuzluk sayısının burada yazılmasıdır.	Bir veritabanı tutulmalı!
Site Photos:	Saha fotoğrafları.	Saha fotoğrafları, düzenli bir şekilde dosyalanmalı, dosya adı, sistemli ve tarihi ter yazılarak verilmelidir.

Veritabanı oluştur ve tut

En önemli konu “İlgili bilgiler için veritabanı oluşturulup, tutulması” dır. Ancak bu şekilde, günlük olarak girilen bilgiler hızlı bir şekilde haftalık olarak işlenebilir.  Konu ile ilgili olarak “Veritabanı Mantığı” yazısını okumanızı öneririm.

İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.