18 Şubat 2012 Cumartesi

Excel ile Proje Takip Tablosu Hazırlama

Bugunkü yazımızda proje takip tablosu oluşturmayı deneyeceğiz. Projelerde genelde yüzlerce proje olur ve işveren dizaynın gecikmemesi için proje başında bu işi çok sıkı tutar. Günlük/haftalık toplantılarda bu konular tartışılır, suçlu bulmak yerine gecikmenin sebebi tespit edilmeye çalışılır.

Bunu nasıl yapabilirsiniz? Projeleri teslim edilen, teslim edilip cevap bekleyen, cevabı çok geciken, hiç teslim edilmemiş gibi kategorilere ayırabilirsiniz. (İşveren teslim tarihinden itibaren sözleşmede belirtilen belirli bir iş günü içerisinde projeye cevap vermekle yükümlüdür.) Daha da ileri gitmek gerekirse bu sistematiği farklı disiplinler için ayırabilirsiniz. Yani geciken projeleriniz mimari mi, statik mi bu tablolar sayesinde anlayabilirsiniz.

Biz bu denememizde disiplinlere ayırmayacağız, basit olması açısından sadece proje durumuna göre listeleme yapacağız ve her projenin en fazla 7 kez revize edileceği varsayımını yapacağız.

Aşağıda oluşturduğum tablo formatını ve B-G kolonlarındaki formülleri görebilirsiniz. Önce tablo formatından bahsedelim ve ardından sırasıyla formüller üzerinden geçelim.

İlk hücresi SAKLA olan kolonlara görsel olarak ihtiyacımız yok, bu kolonları formülasyonda ara eleman olarak kullanacağız.

Revizyon: B kolonunda projenin kaç kez revize edildiğini hesap edeceğiz. Proje adını verirken bu bilgiye sahip olmalıyız. Bunun için 7 farklı revizyonun teslim tarihinin dolu olup olmadığını kontrol edeceğiz. Teslim tarihi hücresi dolu ise eğer fonksiyonu 1 değerini alacak, değil ise 0 değerini alacak ve 7 farklı eğer fonksiyonunun sonucu B kolonunda toplanacak. Yani bir proje için 3 farklı revizyon teslim edilmişse formül =1+1+1+0+0+0+0=3 sonucunu verecek.

=TOPLA(EĞER(H5>0;1;0)+EĞER(K5>0;1;0)+EĞER(N5>0;1;0)+EĞER(Q5>0;1;0)+EĞER(T5>0;1;0)+EĞER(W5>0;1;0)+EĞER(Z5>0;1;0))

Proje Adı: C kolonunda proje adını görebilirsiniz. İşveren adı_bina adı_disiplin adı_revizyon sayısı şeklinde bir formata sahip. Dosya adını A kolonundan ve revizyon sayısını B kolonundan alacağız ve C kolonunda birleştireceğiz. Proje adının formatını proje detaylarına ve işveren taleplerine göre değiştirmek mümkün. Burada basit olması açısından her binaya ait her disiplinde sadece 1 proje olduğunu varsaydık. Yani 3 farklı binanın 4 farklı disiplinde toplam 12 projesi var.

=A5&"_Rev_"&B5

Durum: D kolonunda ulaşmaya çalıştığımız durum tiplerini görebilirsiniz. Formülasyonda kullanıdığımız 4 farklı durum tipini formülasyonda kullandığımız sırayla detaylı şekilde açıklayalım:

=EĞER(E5>$D$2;"TESLİMEDİLMEDİ";EĞER(F5>E5;"CEVAP GELDİ";EĞER(İŞGÜNÜ(E5;7)<$D$2;"CEVAP GECİKTİ";"CEVAP BEKLENİYOR")))

Teslim edilmedi: H kolonuna projenin teslim edildiyse ilk teslim tarihini, teslim edilmesi ise tahmini teslim tarihini girdiğimizi varsayıyoruz. Projenin teslim edilip edilmediğini D2 hücresindeki özet tarihi ile karşılaştırarak anlayacağız. (Müteahhit projeyi teslim etmekte geç kalmış.)

Cevap geldi: Teslim edilmedi kontrolü ardından, proje teslim edildiyse ve bu proje için cevap ve bir not alındıysa (cevap tarihi ve notu hücreleri dolu ise) cevap geldi kategorisini seçeceğiz. (Eğer alınan not A ise proje revizyonuna gerek yok, B veya C ise proje A notu alana kadar revize edilmeli.)

Cevap gecikti: Cevap geldi kontrolünün ardından proje teslim tarihinden itibaren 7 iş günü içerisinde cevap gelmediyse cevap gecikti kategorisini kullanacağız. (İşveren projeyi onaylamada geç kalmış.)

Cevap bekleniyor: Cevap gecikti kontrolünün ardından proje teslim edilmiş ve teslim tarihinden itibaren 7 iş günü geçmemiş ise bu kategoriyi kullanacağız. (Sorun yok, proje onay aşamasında.)

Son Teslimat: 7 farklı revizyonun teslim tarihini mak fonksiyonu ile karşılaştıracağız ve son teslimat tarihini tespit edeceğiz.

=MAK(H5;K5;N5;Q5;T5;W5;Z5)

Son Cevap: Son teslimat kolonunda olduğu gibi 7 farklı revizyonun cevap tarihini mak fonksiyonu ile karşılaştıracağız ve son cevap tarihini tespit edeceğiz.

=MAK(I5;L5;O5;R5;U5;X5;AA5)

Son Not: F kolonunda elde ettiğimiz son cevap tarihinin hangi revizyonda gerçekleştiğini bulana kadar eğer fonksiyonu ile karşılaştırma yapacağız ve bulduğumuz zaman o revizyonun notunu çekeceğiz.

=EĞER(I5=F5;J5;EĞER(L5=F5;M5;EĞER(O5=F5;P5;EĞER(R5=F5;S5;EĞER(U5=F5;V5;EĞER(X5=F5;Y5;EĞER(AA5=F5;AB5)))))))

H kolonundan sonraki bilgilerin tamamını elle girmemiz gerekiyor. Elle girmemiz gereken bilgiler her revizyonun teslim tarihi, cevap tarihi ve notunu içeriyor.

Şimdi SAKLA ile başlayan kolonları saklayalım ve proje takip tablomuz hazır. Eğer proje teslim edildiyse ve cevap gelmediyse veya proje hiç teslim edilmediyse son not kolonu #### değerini veriyor, bu iki koşulu kontrol edip ardından yukarıdaki formülü çalıştırırsak #### işaretinden kurtulabiliriz. Burada kullandığımız formül yeteri kadar uzun olduğundan daha da karmaşıklaştırmamak adına #### değerine göz yumduk.

1 yorum: