İş Programı Hangi Detayda Hazırlanmalı?

İş programı hazırlarken, cevaplanması gereken önemli sorular vardır. Sorulardan en önemlisi iş programının hangi detayda hazırlanacağıdır. İş programında kullanacağınız detay derecesini belirlemenize yardımcı olacak faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz; 

1. İş programının hazırlanması için verilen süre

2. İş programının takibi ve güncellemesi için çalışacak olan planlama ekibi ve ilerleme takip sistemi

3. Bilgi

Hiç bir zaman size ihtiyacınız olan süreden fazlası verilmez, hatta çoğu zaman çok sıkışık takvimler ile çalışmanız gerekir. Elinizdeki sürenin değerlendirmesini yapmak ve iyi kullanmak için, "iş programı hazırlanmasının  iş programı" nın hazırlandığı olmuştur.

Firmanın ilerleme takip sisteminin olmaması ve planlama ile ilgilenen teknik kadro sayısının yetersiz  olması da iş programındaki detayı düşüren önemli etkenlerdendir. Bir hafta/ay sonraki güncellemesini yapamayacağınız iş programı hangi detayda olursa olsun çöpe gider. İş programında sizi dizginleyecek olan "Güncelleyebilir miyiz?" "Nasıl güncelleriz?" sorularını sık sık kendinize ve ekibinize sormayı ihmal etmeyin.

İş programının birincil amacı da "bilinmeyenlerin" yönetilmesidir. Bu nedenle ilk defa iş programı hazırlanacak bir projede kısıtlı ve eksik bilgi ile çalışmak çok doğaldır. Kısıtlı bilgiye sahip olunan kritik konularda, olabildiğince çok soru sormak proje ekibini yönlendirecek ve düşündürecektir. İş programınızı metinsel olarak tanımladığınız ve anlattığınız giriş bölümünde, sorulan sorulara alınan cevapları "Varsayımlar" adı altında paylaşmanız, kimi zaman sayfalarca hazırlanmış iş programlarından çok daha faydalı olacaktır.

Diğer taraftan bilginin kısıtlı olması nedeniyle programdaki detayın da az olması normaldir. Literatürde, hazırlanan iş programın kısıtlı detaya sahip olması ve zamanla yaklaşan işlerin belirsizliklerinin azalması ile detaylandırılması yöntemine bir ad verilmiş “Rolling Wave”. İşleri baştan kabaca, gerekli zaman ve önemli kaynakları belirleyerek planlamak ve ilgili imalat yaklaştıkça detaylandırmak, bir iş programı geliştirme metodudur. 

Ancak bu metodu uygularken aşağıda bahsettiğim planlamanın altın kuralına dikkat etmek önemlidir; ileride detaylandırılan işlerin toplam süresinin, daha önce tek kalem olarak tanımladığınız işin süresini geçmemelidir. Örnek için aşağıdaki çizimi inceleyebilirsiniz.

Bu bahsettiğimiz toplam süre tahmini, deneyimin ve öngörü yeteneğinizin konuştuğu noktadır. İşin uzmanlarından yardım almayı kesinlikle atlamayın.

Amacınız; eldeki bilginin, ekibin ve zamanın değerlendirmesini iyi yapıp, bu süre içinde üretilebilecek, proje ekibini yönlendirecek, en iyi programın hazırlamasıdır. Yukarıda anlatılan ana konular üzerinde yapacağınız çalışmalar, amacınıza ulaşmanızda size çok yardımcı olacaktır. İş programının hazırlanmasının ve takibinin bir ekip işi olduğunu hatırlatır, işlerinizde kolaylık dilerim. 

Sağlıcakla kalın.

İleri Seviye Dosya Tanımlama

Dosya isimlendirmenin/tanımlamanın ileri seviyesi mi olurmuş diye soruyor olabilirsiniz ama sektöre bakınca bu bölümü bu şekilde isimlendirmeyi uygun gördüm :)

Metadata’yı genel olarak veri hakkında bilgi olarak özetleyebiliriz. Bir dosyayı örnek verirsek; bu dosyanın içindekiler bizim için bir veridir. Dosyaya vereceğimiz isim ise bu veri hakkında bir bilgidir. Belki bugüne kadar hiç dikkat etmediniz ama dosyanın içerisindeki bilginin ne olduğu bugüne kadar sadece dosya adı ile tanımladık. (Dosya uzantılarını hali hazırda yazılımcılar tarafından kullanmaktaydı.) Durum böyle olunca upuzun dosya isimleri kaçınılmaz oldu. İşletim sistemlerinin izin verdiği ölçüde uzattık biz de dosya isimlerini. “Havaalanı Terminal 3012 Elektrik İşleri – Alçak Gerilim Gerçekleşen ve Planlanan Montaj İşleri Yüzde İlerlemeleri.xlsx”

“Metadata” (üstveri) kavramını biraz detaylı incelemek isteyenler aşağıdaki linkten sayfaları okuyabilirler;

http://www.google.com.tr/search?hl=tr&safe=active&q=metadata+nedir%3F&aq=f&aqi=&aql=&oq=

Gelin dosyanın içerdiği veri hakkındaki bilgiyi dosya ismi haricinde bir yerlere daha yazalım. Aramalarımız daha kolay olsun. Dosyayı kullanan insanlar daha fazla veri hakkında bilgi edinsinler.
Örnek verecek olursak. Aylık olarak hazırladığınız “İlerleme Özeti” diye bir yazı var. Her ayın sonunda hazırlıyorsunuz.

Metni yazdınız. Yayımlamaya hazır. Sol üstteki “Windows” tuşuna gelin. Açılan menüden “Prepare” çıkan seçeneklerden de “Properties”i seçin.

Bir kutu açıldığını göreceksiniz. “Author”, “Title”, “Subject”, “Keywords”, “Category”, “Status” ve “Comments” bölümlerini başlıkları ile alakalı bir şekilde doldurabilirsiniz.

Eğer “Document Properties” yazan yere tıklayıp “Advanced Properties”i seçerseniz. Daha ilginç ve kullanışlı bir yer gelir karşınıza.

Hazırladığınız dokümana istediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Mesela ben “Proje Alanı” adında bir bilgi tanımladım ve “Value” olarak “Genel” dedim. Burada ustalık artık size kalıyor. İsterseniz teknik ofis personelinin adını tek tek buraya girmelerini sağlar ve kişi bazında dosya araması yapabilirsiniz.

Bunların dışında. Dosyayı kapatıp, işletim sistemine döndüğünüzde, dosyanın üzerine sağ tıklayıp “Properties”i seçtiğinizde de ilgili bilgi tanımları ve değerlerine ulaşabiliyorsunuz.

İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.