Dosya İsimlendirme

Sadece teknik ofislerde değil tüm ofislerde dijital dokümanlarda uygulanması basit ama bir o kadar özensiz davranılan konuların başında dosya isimlendirmesi gelir.

Her ne iş yapıyorsanız yapın, hazırladığını dokümanı kullanacak kişilerin amacını ve nasıl kullanacaklarını öğrenmeniz sizin açınızdan fark yaratacak, bu işe verdiğiniz özeni ve farkındalığınızı gösterecektir.

Periyodik olarak gönderdiğiniz şantiye faaliyet raporlarınızın adı “Haftalık Rapor.xlsx”, “Aylık Rapor.pdf” veya “Günlük Rapor.doc” v.b. ise, sizin bu yazımı okuyarak acilen harekete geçmeniz gerekecektir.

Aslında “Doküman Kontrol” hatta “Content Management” gibi daha geniş konulara kadar uzanan bu örneğimizde işi bu kadar büyütmeden 3 aşamada dosya ismini nasıl kullanışlı ve düzgün bir şekilde vereceğimize değineceğiz.

Yayımladığınız doküman/raporların isimleri yukarıda verdiğim örneklerdeki gibi yanlış bir şekilde verildiğine göre bir doküman numaralandırma sisteminiz olmadığını düşünüyorum.(Zaten bu yazıda da bu varsayımı yaparak sizinle bazı ipuçlarını paylaşmak istedim.)

3 aşamadan bahsedelim;

1) Çalıştığınız projenin firmanın tek projesi olmadığını düşünür ve merkez ofistekilerin sizin gibi diğer şantiyelerden gelen raporları da “Günlük Rapor.doc” olarak aldığını düşünürsek. Bu raporları toplayan arkadaş, bu dokümanları toplayıp dosya isimlerine birer proje kodu ekleyeceği açıktır. İşte bizde birinci aşamada bunu yapacağız. Dosyanın başına projenizin kodunu yazacağız.

“Yalova Havaalanı Projesi” = YHP

“YHP Günlük Rapor.doc”

2) ikinci aşamada, dokümanın içeriğini “kısa” “net” ve “anlaşılır” olarak dosya ismine yazacağız. “Günlük Rapor”, “Puantaj”, “Betonarme İş Programı” v.b. Projenin İş Kırılım Yapısı (WBS) ya da mahalleri, sistemli bir şekilde bu kısımda yazılabilir. “Apron-Betonarme İş Programı”, “Terminal Binası-Elektrik İşleri” v.b. Örneğimizde bu zaten mevcut.

3) Üçüncü aşamada ise her projenin en önemli başarı parametresi olan “zaman” bilgisini gireceğiz. Bu bilgi inşaat işlerinde genellikle “gün” olarak girilir ama iş programı ile ilgili yoğun çalışmalar yaptığımda saat ve dakika bilgisini girdiğimi de ifade etmek isterim. Buradaki kritik nokta ise zaman bilgisi olarak tarihi TERS yazacağız, saat bilgisini (gerekirse)ise 24 saatlik ölçü birimleri ile DÜZ yazacağız ki; benzer dokümanları aynı klasörde topladığımızda işletim sistemi dosyalarımızı zaman sırasına dizsin.

“YHP Günlük Rapor 2011.03.17.xlsx”

“YHP Betonarme İş Programı 2011.03.17 1442.prx” v.b

Dosya isimlerinde tarihi ters yazmak özellikle fotoğraflarda çok işinize yarayacaktır.

Bu üç konuya dikkat ederseniz, dijital ortamda dosyalamalarınızın daha derli toplu olduğunu ve aradığınızı artık kolaylıkla bulduğunuzu göreceksiniz. Sizinle birlikte çalışan arkadaşlarınızın da gereksiz zaman kaybını önlemiş olacaksınız.

Teknik Ofis Yapılanması Nasıl Olmalı?

Teknik Ofislerin yapıları, görev ve yetkileri şirketten şirkete değişiklik gösterse de en temelde, teknik ofisten beklenen işleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

1. İş Programı Hazırlanması ve Takibi

2. İlerleme Takibi ve Performans Değerlendirme

3. Bütçe Hazırlanması ve Takibi

4. Sözleşme Hazırlanması ve Yönetilmesi

5. Metraj, Hakediş ve Kesin Hesapların hazırlanması

Bunlara ek olarak Teknik Ofis denetiminde olmasının hız ve performans getirdiği işler şunlardır:

6. Doküman Kontrol

7. Satınalma

Temel beklentiyi karşılayacak teknik ofis yapılanmasınıi Kapsamlı ve Basit olmak üzere iki ayrı grupta inceleyebiliriz.

Kapsamlı Teknik Ofis Yapılanması

Bu yapılanmanın, proje keşif tutarının göreceli olarak yüksek olduğu (50 Milyon USD ve üzeri), bilinçli bir işveren ve müşavir firmanın bulunduğu projelerde kurulması mantıklı olacaktır. Toplam 8 mühendis ve 2 teknikerden oluşur.

Basit Teknik Ofis Yapılanması

Bu yapılanmanın, proje keşif tutarının göreceli olarak düşük olduğu (50 Milyon USD altı), işveren ve müşavirin sadece işin bitirilmesi ile ilgilendiği projelerde kurulması mantıklı olacaktır. Toplam 3 iş bitirici mühendisten oluşur :)

Teknik Ofis Personel Özellikleri

Teknik Ofis’teki her personel teknik olarak donanımlı, yeniliğe ve araştırmaya açık olmalıdır. Bir saha elemanının aklından geçenleri tahmin edebilmeli ve onun hissettiklerini hissetmelidir. Gerektiğinde hiç bilmediği bir konuda bile mantıklı teknik sorular sorabilmeli, konuyu aydınlatacak bilgiler toplayabilmelidir. Yoğun stres altında çalışabilmeli ve astlarına bu stresi yansıtmadan konuyu yönetebilmelidir. (Yoksa günümüzdeki her teknik ofis personeli gibi mide hastası olur.)

	Meslek	Deneyim (yıl)	Bilgi	İleri Seviye	Orta Seviye	Düşük Seviye
Teknik Ofis	Mühendis	5-10	Proje Yönetimi Teorisi ve Uygulaması, Sözleşme Yönetimi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	AutoCAD	Veritabanı programları
Maliyet ve Planlama	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Planlama	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Maliyet	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
İlerleme	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Sözleşme	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları	-	AutoCAD, Primavera/Ms Project
Sözleşme	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları	-	AutoCAD, Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Tekniker	5-10	Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Tekniker	5-10	Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project

Sayfa Düzeni (Page Layout) Ayarlaması

Özellikle Teknik Ofis işlerinde, herhangi bir yerde yazmayan her mühendisin çalışmalarında dikkat etmesi gereken püf noktalarını “püf noktası” etiketi ile yazacağım.

Bu yazımızın konusu, bilgisayarda hazırlanan dokümanların başka biri ile paylaşılması sırasında dikkat edilmesi gerekenlerden basit bir tanesi. Paylaşılan bilginin gizlilik derecesi, gönderilme şekli gibi konulara girmiyorum. Benim ilgilendiğim konu “sayfa düzeni” yapılarak dokümanların paylaşılması.

Dokümanı ilk hazırlayan kişinin “sayfa düzeni”ni (page layout) ayarlaması ile birlikte ilgili proje ekibinin kazanacağı zaman, kağıt gibi konulardan bahsedeceğim. Bu yazımızda basit bir sayfa düzenini birlikte yapacağız.

Örneğimde Microsoft Office’in muadili, ücretsiz ve açık kaynaklı olan Open Office (LibreOffice) kullanmak isterdim fakat özellikle inşaat sektöründeki yaygın kullanımı nedeniyle Excel’i kullanacağım.

Word ve benzeri metin işleme programlarında sayfa düzeni pek problem olmuyor çünkü metin dosyalarının yerleşimi genel olarak belirli.

Bizlerin zamanını en çok çalan, Excel ile hazırlanmış sayfalar. Yatay mı dikey mi? 1 sayfa mı? 2 sayfamı? Bu soruların cevapları çıktıyı okuyacak kişinin zevkine ve gözünün keskinliğine göre değişiyor. Her ne kadar cevaplar değişse de, standart bir çözüm ile dosyayı göndermek, bu işe verdiğiniz önemi gösterirken, dikkatsiz kişilerin çıktı alarak sayfa harcamasını, herkesin ayrı ayrı sayfa düzeni ayarı yaparak zaman kaybetmesini önleyecektir.

Örneğimizde, TCMB’nin sayfasından aldığımız gösterge niteliğindeki kur bilgilerini belirli 10 kişi ile paylaşacağımızı düşünelim.

Eveet, bilgiyi bulduk Excel’e attık, dosyayı gönderdik. Oldu mu? Olmadı. Gönderdiğiniz dosyayı bir yazıcıdan almak isteyen dikkatsiz kişiler en iyi ihtimalle 6 tane güzelim A4’ü harcayacak. Örneğimizdeki gibi, 6 adet A3 harcamanız içten bile değil, dosyayı gönderenin sayfa tipi olarak A3 seçmesi ve o şekilde kaydetmesi yeterli. (Yanlış yazıcı kurulumu veya ayarı da aynı sonuçlara sebep olabilir.)

Yukarıdaki zararsız gibi görünen sayfa, tam 6 adet A3’ü katletmek için hazırlanmış. Dikkatli inceleyin.

Şimdi gerekli düzeltmeleri yapalım.

“Scaling” kısmındaki “Adjust to” değerini 100%’e getirelim.

“Paper Size” A4 olacak.

Şimdi de “OK” tuşuna tıklayın.

Şimdi de çalışmamızı tek sayfaya sığdıracağız. Excel çalışma sayfanızın sağ altındaki “Page Break Preview”’a tıklayalım.

Bu görünüm, çıktıdan alacağınız sayfaları size gösterir. Fareniz ile kalın mavi çizgileri tutup çekerek ayarlama yapabilirsiniz.

Eğer “Page 1” gibi bir yazı sizi rahatsız etmiyor ise sürekli bu görünümde çalışabilirsiniz ya da eski görünümünüze (sağ alttaki) “Normal” görünüme tıklayarak dönebilirsiniz.

Dosya ismini içeriğini anlatan bir şekilde verelim : “TCMB Döviz Kur 20110202.xlsx” Dosya isminde bir sorununuz yok. Herkes dosya isminden içeriği anlayabilecek. (Doğru ve Düzgün Dosya İsimlendirme adında ayrı bir yazı daha yazacağım, bugünün konusu olmadığı için geçiyorum.)

İşte tamam. Yapması göreceli olarak kısa, anlatması uzun bu ayarları, siz dosyanızı göndermeden bir kere yapmazsanız, dosyanızı gönderdiğiniz 10 kişi tek tek yapacak, düzenleme yaptıkları dosyayı farklı kaydetmeyip, Outlook’tan açıp kullanırlar ise 1-2 gün, hatta haftalar sonra bile dosyanızı açıp aynı ayarları tekrar yapacaklar. Siz istemeden de olsa projenin zaman ve kağıt sarfiyatını arttırmış olacaksınız.

Herkesi, paylaştıkları dosyaların sayfa düzenlerini yaparak paylaşmaya çağırıyorum. :)

Hepinize teknik günler.